Form 2106: Employee Business Expenses

If you were or currently are an Armed Forces reservist, performing artist, or fee-basis government official, chances are you’ve racked up several business-related expenses. Ideally, your employer would reimburse you for any expense related to your work, but that’s not always the case. If your employer falls into the latter category, fear not; you’re not totally upside-down on these expenses.

While the IRS does offer various standard deductions based on your filing status, frequent business travelers may find that their expenses far exceed these deductions. The IRS recognizes that you shouldn’t be penalized for excessive work-related expenses, and therefore allows them to be deducted from your income taxes. Enter: IRS Form 2106. In this guide, we’ll walk you through the form so you can know what to expect. You’ll also learn why this form is valuable and who qualifies for it. To skip to a particular section, use one of the links below.

¿Qué es el formulario 2106?

El Formulario 2106 es un formulario del IRS que se utiliza para detallar y contar los gastos comerciales “ordinarios y necesarios” que no son reembolsados ​​por tu empleador. El IRS define tales gastos de la siguiente manera: “Un gasto ordinario es uno que es común y aceptado en su campo comercial, comercial o profesional. Un gasto necesario es aquel que es útil y apropiado para tu negocio. Un gasto no tiene que ser requerido para ser considerado necesario”. Esto puede incluir una variedad de gastos diarios que incluyen:

  • Kilometraje
  • Alojamiento
  • Comidas relacionadas con el trabajo
  • Transportación

Incluso cosas tales como propinas en efectivo para servicios de valet son deducibles a través del Formulario 2106, siempre que califique.

IRS-Form-2106-Requirements

Who is Eligible for Form 2106?

The most important qualifying factor for tax Form 2106 is if you were or are a:

  • Armed Forces reservist
  • National Guard
  • Qualifying performance artist
  • Fee-basis federal or state government official
  • Employee with disability impairment-related work expenses

In addition to the parameters mentioned above, if your employer will not reimburse job-related expenses, then you are eligible to file Form 2106. While those who are self-employed or independent contractors do qualify for deductions, IRS Form 2106 is not the appropriate document for them.

Why File Form 2106?

Reimbursements ensure that you’re compensated for costs that came out of your pocket. You should get reimbursed for qualifying expenses if your employer didn’t reimburse you or if they didn’t completely reimburse you. You can also claim deductions if you used your personal vehicle for work-related matters. Eligible car expenses include car insurance, maintenance, gas, and repairs. Other common expenses are:

  • Education, licenses, and certification costs
  • Tools and supplies necessary to complete work
  • Union fees

Form 2106 Requirements

Performing artists, military reservists, the National Guard, fee-basis government officials, and those with disability-related expenses are eligible to file Form 2106. However, the requirements for each differ.

Performing Artists Requirements

Performing artists can only file Form 2106 if they provide entertainment or artistic services and work for two or more employers. Additionally, artists must receive a minimum of $200 in earnings per employer, have expenses that are more than 10% of their income, and total an adjusted gross income of $16,000 or less.

If you’re married, you need to file a joint tax return to submit Form 2106. The only exception would be if you and your spouse lived apart for the year that you’re filing.

Military Reservists, National Guard, Fee-Basis Government Officials, and Individuals with Disability-Related Work Expenses Requirements

  • Armed forces reservists: You must be a member of the U.S. Army, Navy, Marine Corps, Air Force, Coast Guard Reserve, or Reserve Corps of the Public Health Service.
  • Fee-basis government officials: An individual who is employed by the state or political entity of a state and is compensated on a fee basis.
  • Disabled employees with impairment-related work expenses: Those with physical or mental disabilities can claim workplace expenses regarding the purchase of medication or special equipment.

¿Cómo lleno el formulario?

En lo que respecta a los formularios del IRS, el 2106 es bastante directo. Simplemente haz un recuento de tus gastos por categoría en el Paso 1, ingresa los reembolsos, si los hubiera, recibidos de tu empleador por cualquier artículo enumerado en el Paso 2, y haz un recuento de los dos pasos para calcular tu deducción en el Paso 3.

Dicho esto, al igual que con todos los demás formularios del IRS, es imprescindible que seas 100% exacto al completar el Formulario 2106, o puedes quedar en riesgo de litigio por  reclamos falsos o excesivos. Como tal, repasemos cada elemento, línea por línea.

Form-2106

Paso 1: Ingresa tus gastos

Lo más importante que debes recordar cuando ingresas tus gastos es que debes poder proporcionar evidencia de cualquier gasto detallado en el Paso 1. Debes proporcionar recibos por todos los gastos de $75 o más, incluidos los gastos de alojamiento, así como también proporcionar la ubicación, el propósito y la fecha específica de cualquier comida relacionada con viajes y traslados. Esto aplica tanto a los gastos que tienes como a los que tu empleador no te ha reembolsado.

Línea 1: Para calcular la Línea 1, salta a la Parte II. Utilizarás esta hoja de trabajo para calcular los gastos del vehículo. Simplemente revisa cada elemento, línea por línea y responde con precisión (recuerda que también necesitarás evidencia de todo lo que se afirma aquí). Ingrese el(los) total(es) en la línea 22 y 29 en la casilla 1.

Línea 2: Esto es para todos los gastos de transporte que no impliquen viajes durante la noche o tu viaje de ida y vuelta al trabajo. Esto puede incluir viajes de un día en el transporte público para ver a los clientes, gastos de estacionamiento para unidades relacionadas con negocios o gastos de peaje.

Línea 3: Ingresa todos los gastos de viaje para viajar durante la noche, incluidos alojamiento, avión, alquiler de automóviles y más. Asegúrate de no ingresar ninguna comida o entretenimiento aquí.

Línea 4: Aquí incluirás cualquier otro gastos relacionados con el trabajo que no entran en las otras categorías en este formulario. “Incluye los gastos de obsequios comerciales, educación (matrícula, honorarios y libros), oficina en el hogar, publicaciones comerciales, etc.” Una vez más, no incluyas ninguna comida o entretenimiento.

Línea 5: Este es el lugar para los gastos de comidas y entretenimiento. En general, el 50% de los gastos de comida y entretenimiento relacionados con el negocio pueden ser contabilizados como gastos.

  • Para calcular el gasto de comida, tienes dos opciones.
    1. Ingresa la cantidad real de cada comida relacionada con el negocio (además de proporcionar evidencia de cada comida, incluida la ubicación, el propósito y la fecha específica)
    2. Solicita la asignación de comida estándar, calculada según el lugar al que viajes. Para ubicaciones pequeñas en los EUA, esto es $51/día, pero puede ser mayor en otras ciudades. Puedes encontrar calculadoras de impuestos en línea para determinar tu cantidad costeable.
  • ”Para calcular los gastos de entretenimiento, debes “demostrar el propósito comercial y el monto de cada gasto, la fecha y el lugar del entretenimiento y la relación comercial de las personas entretenidas”.

Línea 6: Contar todos los gastos anteriores. Ingresa el total de las líneas 1-4 en la Columna A y el total de la línea 5 en la Columna B.

Paso 2: Ingresa los reembolsos recibidos de tu empleador

En el Paso 2, ingresa un recuento de todos los “reembolsos recibidos de tu empleador (o terceros) por los gastos que se muestran en el Paso 1 que no te fueron informados en el recuadro 1 de su formulario W-2”. Si tu empleador no te reembolsó los artículos enumerados en el Paso 1, omite esta sección.

Paso 3: Calcula los gastos para deducir

Ahora es el momento de calcular tu deducción real. Sigue las instrucciones en cada línea para calcular tu cantidad deducible exacta. Si bien no podrás deducir el total de tus artículos costeables, es mejor que nada.

How to File Form 2106 Electronically?

Since IRS Form 2106 can be attached to your tax return, submitting it electronically is easy. The IRS offers numerous ways to e-file your tax return for free online. However, you want Form 2106 to be as accurate as possible to not put yourself at risk of litigation. It’s recommended you contact a tax professional for further assistance.

Where to Mail Form 2106?

If you’re mailing Form 2106 along with your tax return, the address will depend on the state you reside in. Use the Where to File Addresses for Taxpayers and Tax Professionals Filing Form 1040 or Form 1040-SR site provided by the IRS.

¿Has completado incorrectamente el formulario 2106 del IRS?

Si has llegado a la conclusión de que pudiste haber cometido un error en tu Formulario 2106, puedes estar en riesgo de multas y/o litigios por parte del IRS. Ponte en contacto con un profesional de servicios de impuestos para ayuda con la desgravación fiscal. Trabajarán contigo para identificar si se han producido errores y, si es necesario, crearán un plan de ayuda. Además, actuarán como intermediarios entre tú y el IRS a fin de resolver cualquier problema lo antes posible.

Completar tu Formulario 2106 del IRS puede ser engorroso, pero no es imposible. Recuerda tomar cada paso línea por línea, verificar dos veces todos tus totales, y proporcionar evidencia para cada uno, y obtener ayuda profesional cuando sea necesario.

Obtenga ayuda para la preparación de impuestos.

Al ingresar su número de teléfono y haciendo clic en el botón de “Comienza ya”, usted está proporcionando su firma electrónica y consentimiento para que Community Tax LLC y/o sus proveedores de servicios le contacten al número telefónico que nos proporcionó para brindarle información y ofertas usando un sistema automatizado, mensajes pre-grabados, y/o mensajes de texto. El otorgarnos su consentimiento no forma parte de los requisitos para comprar nuestros servicios. Costos adicionales por mensajes y datos pueden aplicar.