Formulario 941 del IRS, Declaración Federal Trimestral de Impuestos del Patrono o Empleador: Instrucciones de presentación y consejos que debe saber

Independientemente de si posee y dirige una pequeña empresa o una corporación multimillonaria, si paga a los empleados un salario, debe presentar el Formulario 941. El IRS es diligente en la forma en que realiza un seguimiento de los salarios de los empleados y cuánto debe ser deducidos de esos salarios en forma de impuestos. El Formulario 941 debe presentarse trimestralmente (cada 3 meses) cada año. Sin embargo, si tiene empleados cuyas obligaciones anuales de retención de impuestos sobre la nómina son inferiores a $1,000, es posible que pueda presentar una declaración anual en lugar de una declaración trimestra.

¿Qué es el formulario 941?

Hay algunos impuestos relacionados con los salarios diferentes que debe reportar en el Formulario 941:

• Retención de impuestos: estos son impuestos que se retienen de los ingresos de sus empleados. Usted es responsable de retener estos impuestos de los cheques de salario de sus empleados. La cantidad que retiene depende de cuántas retenciones haya reclamado el empleado en su Formulario W-4.
  

• Impuestos del empleador: son impuestos pagados por usted.

Impuestos compartidos: los impuestos FICA (Ley de la Contribución Federal al Seguro Social) incluyen los impuestos retenidos para el Seguro Social y Medicaid. Usted retendrá y remitirá la parte del empleado.

Como operador de empresa, debe presentar el Formulario 941 trimestralmente para todos sus empleados. El formulario de cuatro páginas notifica al IRS los ingresos y obligaciones imponibles de sus empleados cada trimestre, informando las retenciones para el impuesto federal sobre la renta y los impuestos del Seguro Social/Medicare. Los empleados de temporada no requieren que se presente el Formulario 941 si, y solo si, no trabajan uno o más trimestres. Se espera que todas las empresas presenten este formulario a fines de abril, julio, octubre y enero.

Formulario 941 Plazos de presentación

Se espera que todas las empresas presenten este formulario a finales de abril, julio, octubre y enero. Las fechas de vencimiento son

• 30 de abril
• 31 de julio
• 31 de octubre
• 31 de enero

Si la fecha de vencimiento para presentar el Formulario 941 cae en un feriado o un fin de semana, la fecha se trasladará al siguiente día hábil. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento cayera el 4 de julio, se retrasaría al 5 si no fuera un día de fin de semana.

¿En qué se diferencia el Formulario 941 del Formulario 944?

El Formulario 941 y el Formulario 944 son muy similares, ya que ambos reportan FICA y retención de impuestos. La principal diferencia entre los dos formularios es la cantidad de impuestos adeudados por la presentación de la empresa.

La mayoría de las pequeñas empresas presentan el Formulario 941 trimestralmente. Pero las pequeñas empresas cuyos impuestos anuales de retención y FICA son inferiores a $1,000 pueden presentar el Formulario 944. A diferencia del Formulario 941, el Formulario 944 solo debe presentarse una vez al año.

Instrucciones del Formulario 941

Llenar y completar su Formulario 941 es una tarea relativamente sencilla. Se espera que proporciones la siguiente información:

• La cantidad de personas que emplea
• Los documentos de identificación de todos los empleados.
• El salario total que pagó a cada empleado
• La cantidad de impuestos que ha retenido
• Registros de nómina
• Documentación para cualquier propina imponible del informe de su empleado
• La cantidad total que necesita enviar al IRS

Formulario 941 Cálculos

Aquí hay algunos cálculos generales que lo ayudarán a determinar su obligación tributaria por los diferentes tipos de impuestos en el Formulario 941.

Retención de impuestos

• Cómo determinar la tasa tributaria de un empleado: su tasa tributaria está determinada por su estado civil y sus ganancias anuales
• Cómo determinar los salarios totales pagados durante el trimestre: divida los salarios anuales de su empleado entre 4

Impuesto de Seguridad Social

Tenga en cuenta que el impuesto de la Seguro Social solo se aplica a los primeros $132,900 del salario de un empleado.

Impuesto de Medicare

Los empleados que obtienen un ingreso fijo deben pagar un impuesto adicional de Medicare del 0.9% sobre las ganancias superiores a $200,000. Este impuesto adicional lo paga el empleado, no usted, y debe deducirse de sus salarios.

Hacer todos estos cálculos puede llevar mucho tiempo y ser tedioso, especialmente si tiene varios empleados para los que debe hacerlos. Un profesional de impuestos puede ayudarlo a realizar estos cálculos y pagos trimestrales.

Responsabilidades del empleador

Como empleador, la responsabilidad de presentar el Formulario 941 con la mayor precisión posible y proporcionar todos los detalles necesarios recae sobre sus hombros. Todos los datos incluidos en el Formulario 941 deben reflejar lo que sus empleados reclamarán o presentarán en su Formulario W-2 del IRS. No proporcionar al IRS información precisa sobre salarios y retenciones podría resultar en una auditoría del IRS.

El empleador también es responsable de hacer un pago adicional al IRS que coincida con la cantidad de dinero retenido para los impuestos de Medicare y el Seguro Social para todos sus empleados. A partir de 2015, la parte del empleador de los impuestos sobre la nómina debe retener el impuesto adicional de Medicare de los salarios pagados en exceso de $200,000 durante cada año fiscal, así como cualquier otro impuesto retenido.

Evitar sanciones y mantenerse al tanto de los plazos

Si desea evitar multas y sanciones del IRS, es mejor presentar el Formulario 941 a tiempo. De lo contrario, puede resultar en una multa del 5% del impuesto adeudado por cada mes o parte del mes que se atrasa. Sin embargo, esa penalización se limita al 25%. Además, habrá una multa por pagar incorrectamente estos impuestos; el IRS le cobrará al empleador del 2 al 15% del pago incorrecto, dependiendo de cuántos días llegue tarde al pago de la cantidad correcta. Al final del año fiscal, los montos totales que reporta en el Formulario 941 deben ser iguales al total de todos los montos que reportó en los Formularios W-2 de su empleado, así como en sus Formularios W-3.

ISi desea evitar una situación en la que pueda incurrir en sanciones y una posible auditoría del IRS, se recomienda que utilice los servicios profesionales de nómina para encargarse de todos los impuestos relacionados con sus empleados y negocios. Un profesional de impuestos con licencia o CPA no solo lo mantendrá a usted y a su negocio fuera de problemas con el IRS, sino que incluso podrá encontrar formas de ahorrarle dinero en sus impuestos.

Una de las muchas formas en que las empresas fracasan es atrasándose en sus impuestos y las sanciones que resultan. Si no desea estar entre las muchas pequeñas empresas que no tienen éxito en sus primeros tres años, es extremadamente importante que se mantenga al tanto de los plazos y las sanciones.

¿Se puede presentar el formulario 941 electrónicamente?

Puede presentar el Formulario 941 electrónicamente si lo desea. Puede presentar el Formulario 941 en línea a través del sitio web del IRS, y debe usar el servicio EFTPS.gov para transferir fondos electrónicamente. Un profesional de impuestos puede ayudar a su empresa con la presentación en línea.

Adónde enviar el formulario 941

Una vez que haya completado su formulario y haya girado un cheque al “Tesoro de los Estados Unidos”, asegúrese de incluir su número de identificación patronal (EIN) (si aún no tiene uno, puede solicitar uno en línea). Hay dos direcciones de correo diferentes para enviar el Formulario 941:

• Departamento de Hacienda del Servicio de Impuestos Internos; Ogden, UT 84201-0005: esta dirección se utiliza para cualquier empresa que desee presentar formularios sin un pago adjunto.
• Servicio de Impuestos Internos PO Box 37941; Hartford, CT 06176-7941: esta dirección es para empresas que desean incluir un pago con su formulario de impuestos 941

En un esfuerzo por reducir la cantidad de papel utilizado para presentar impuestos y formularios, el IRS le permitirá presentar sus formularios de impuestos 941 en línea. El IRS puede solicitar copias de los registros de software de contabilidad electrónica, así que asegúrese de tenerlos a mano si elige presentar en línea. Si no utiliza los servicios de contabilidad digital, puede haber ciertos documentos y comprobantes de los detalles de presentación que el IRS le solicitará que envíe por correo (incluso si lo hace en línea).

Presentar el formulario de impuestos 941 con un profesional

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