Formulario de impuestos 941

Independientemente de si posees y operas una pequeña empresa o una corporación multimillonaria, si pagas a los empleados un salario, debes presentar el Formulario 941 (PR). El IRS es diligente en la forma en que realiza un seguimiento de los salarios de los empleados y cuánto se necesita tomar de esos salarios en forma de impuestos. El formulario 941 debe presentarse trimestralmente (cada 3 meses) cada año. Sin embargo, si tienes empleados cuyas obligaciones anuales de retención de impuestos sobre la nómina son menores de $1,000, puede presentar una declaración anual en lugar de trimestral.

¿Qué es el formulario 941?

Como operador comercial, debes presentar el Formulario 941 trimestralmente para todos sus empleados. El formulario de cuatro páginas notifica al IRS los ingresos y pasivos imponibles de tus empleados cada trimestre, informando sobre las retenciones del impuesto a la renta federal y de los impuestos a la Seguridad Social/Medicare. Los empleados de temporada no requieren que se presente el Formulario 941 si, y solo si, no trabajan uno o más trimestres. Se espera que todas las empresas presenten este formulario a fines de abril, julio, octubre y enero.

Si la fecha de vencimiento del Formulario 941 cae en un día festivo o un fin de semana, la fecha se enviará al siguiente día hábil. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento cayera el 4 de julio, sería pospuesto para el 5 de julio, si éste fuera un día entre semana.

Instrucciones del Formulario 941

Llenar y completar su Formulario 941 es una tarea relativamente sencilla. Se espera que proporciones la siguiente información:

• La cantidad de personas que empleas
• La cantidad de personas que empleas
• El salario total que pagaste a cada empleado
• La cantidad de impuestos que retuviste
• Los registros de nómina
• Documentación para cualquier consejo tributable informe de su empleado
• El monto total que debes enviar al IRS

Ten en cuenta al hacer cálculos, que deben reflejar el 6.2% de los salarios de cada individuo, (hasta $127,200). El Formulario 941 también debe incluir el 1.45% de todos los salarios sujetos a impuestos para Medicare.

Como empleador, la responsabilidad de presentar el Formulario 941 con la mayor precisión posible y proporcionar todos los detalles necesarios recae sobre tus hombros. Todos los datos incluidos en el Formulario 941 deben reflejar lo que tus empleados declararán o presentarán en su Formulario W-2 del IRS. Si no le proporcionas al IRS la información precisa sobre salarios y retenciones, podrías tener una auditoría.

El empleador también es responsable de realizar un pago adicional al IRS que coincida con la cantidad de dinero retenido por los impuestos de Medicare y Seguridad Social para todos sus empleados. A partir de 2015, la porción del empleador de impuestos a la nómina debe retener el impuesto adicional de Medicare de los salarios pagados en por más de $200,000 durante cada año fiscal, así como cualquier otro impuesto retenido.

Evitar sanciones y mantenerse al tanto de los plazos

Si deseas evitar multas y sanciones del IRS, es mejor que presentes el Formulario 941 a tiempo. De lo contrario, puede resultar en una multa del 5% del impuesto adeudado por cada mes o parte del mes que te retrases. Sin embargo, esa penalidad se limita al 25%. Además, habrá una multa por separado por pagar de menos estos impuestos; El IRS le cobrará a un empleador un 2-15% del pago incompleto, dependiendo de la cantidad de días que tarde en pagar la cantidad correcta. Al final del año fiscal, los montos totales que informes en el Formulario 941 (PR) deben ser iguales al total de todas las cantidades que informaste en los formularios W-2 de sus empleados, así como en sus formularios W-3.

Si deseas evitar una situación en la que enfrentes sanciones y una posible auditoría del IRS, se recomienda que uses servicios profesionales de nómina para manejar todos tus impuestos relacionados con empleados y negocios. Un profesional de impuestos certificado o CPA no solo evitará que tú y tu empresa tengan problemas con el IRS, sino que incluso podrán encontrar maneras de ahorrarte dinero en tus impuestos.

Una de las muchas formas en que las empresas fracasan es atrasarse en sus impuestos y las sanciones que resultan. Si no quieres estar entre las muchas pequeñas empresas que no tienen éxito en sus primeros tres años, es extremadamente importante que te mantengas al tanto de los plazos y las sanciones.

Dónde enviar el formulario 941

Una vez que hayas completado tu formulario y hayas enviado un cheque a la “Tesorería de los Estados Unidos”, asegúrate de incluir tu EIN (si aún no tienes uno, puedes solicitarlo en línea). Hay dos direcciones de correo 941 diferentes:

• Departamento del Servicio de Recaudaciones Internas de la Tesorería; Ogden, UT 84201-0005: esta dirección se usa para cualquier empresa que desee presentarla sin un pago adjunto.
• Servicio de Recaudaciones Internas PO Box 37941; Hartford, CT 06176-7941: esta dirección es para las empresas que desean incluir un pago con su formulario de impuestos 941.

En un esfuerzo por reducir la cantidad de papel utilizado para presentar impuestos y formularios, el IRS te permitirá presentar tus formularios de impuestos 941 en línea. El IRS puede solicitar registros de registros de software de contabilidad electrónica, así que asegúrate de tenerlos a mano si eliges hacerlo en línea. Si no utilizas los servicios de contabilidad digital, es posible que haya ciertos documentos y comprobantes de los datos de presentación que el IRS te pedirá que envíes por correo (incluso si realizas la declaración en línea).

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