Formulario 941 del IRS, Declaración Federal Trimestral de Impuestos del Patrono o Empleador: Instrucciones de presentación y consejos que debe saber
Independientemente de si posee y dirige una pequeña empresa o una corporación multimillonaria, si paga a los empleados un salario, debe presentar el Formulario 941. El IRS es diligente en la forma en que realiza un seguimiento de los salarios de los empleados y cuánto debe ser deducidos de esos salarios en forma de impuestos. El Formulario 941 debe presentarse trimestralmente (cada 3 meses) cada año. Sin embargo, si tiene empleados cuyas obligaciones anuales de retención de impuestos sobre la nómina son inferiores a $1,000, es posible que pueda presentar una declaración anual en lugar de una declaración trimestra.
¿Qué es el formulario 941?
Hay algunos impuestos relacionados con los salarios diferentes que debe reportar en el Formulario 941:
- Retención de impuestos: Son impuestos que se retienen de los ingresos de sus empleados. Usted es responsable de retener estos impuestos de los cheques de pago de sus empleados. La cantidad que retenga dependerá del número de retenciones que el empleado haya declarado en su formulario. W-4.
- Impuestos del empleador: son impuestos pagados por usted.
- Impuestos compartidos: los impuestos FICA (Ley de la Contribución Federal al Seguro Social) incluyen los impuestos retenidos para el Seguro Social y Medicaid. Usted retendrá y remitirá la parte del empleado.
Como operador de empresa, debe presentar el Formulario 941 trimestralmente para todos sus empleados. El formulario de cuatro páginas notifica al IRS los ingresos y obligaciones imponibles de sus empleados cada trimestre, informando las retenciones para el impuesto federal sobre la renta y los impuestos del Seguro Social/Medicare. Los empleados de temporada no requieren que se presente el Formulario 941 si, y solo si, no trabajan uno o más trimestres. Se espera que todas las empresas presenten este formulario a fines de abril, julio, octubre y enero.
Formulario 941 Plazos de presentación
Se espera que todas las empresas presenten este formulario a finales de abril, julio, octubre y enero. Las fechas de vencimiento son
- 30 de abril
- 31 de julio
- 31 de octubre
- 31 de enero
Si la fecha de vencimiento para presentar el Formulario 941 cae en un feriado o un fin de semana, la fecha se trasladará al siguiente día hábil. Por ejemplo, si la fecha de vencimiento cayera el 4 de julio, se retrasaría al 5 si no fuera un día de fin de semana.
¿En qué se diferencia el Formulario 941 del Formulario 944?
El Formulario 941 y el Formulario 944 son muy similares, ya que ambos reportan FICA y retención de impuestos. La principal diferencia entre los dos formularios es la cantidad de impuestos adeudados por la presentación de la empresa.
La mayoría de las pequeñas empresas presentan el Formulario 941 trimestralmente. Pero las pequeñas empresas cuyos impuestos acumulado FICA y las retenciones fiscales son inferiores a $1,000, se puede presentar el formulario 944. A diferencia del formulario 941, el formulario 944 solo tiene que presentarse una vez al año.
Instrucciones del Formulario 941
Llenar y completar su Formulario 941 es una tarea relativamente sencilla. Se espera que proporciones la siguiente información:
- La cantidad de personas que emplea
- Los documentos de identificación de todos los empleados.
- El salario total que pagó a cada empleado
- La cantidad de impuestos que ha retenido
- Registros de nómina
- Documentación para cualquier propina imponible del informe de su empleado
- La cantidad total que necesita enviar al IRS
Formulario 941 Cálculos
Aquí hay algunos cálculos generales que le ayudarán a determinar su responsabilidad fiscal para los distintos tipos de impuestos del formulario 941.
Retención de impuestos
[Tasa tributaria del empleado] x [salarios totales pagados durante el trimestre]
- Cómo determinar la tasa tributaria de un empleado: : su tasa tributaria está determinada por su estado civil y sus ganancias anuales
- Cómo determinar los salarios totales pagados durante el trimestre:: divida los salarios anuales de su empleado entre 4
Impuesto de Seguridad Social
[Tasa tributaria del Seguro Social del 12.4%] x [número de empleados] x [salarios de hasta $132,900 por empleado]Tenga en cuenta que el impuesto de la Seguro Social solo se aplica a los primeros $132,900 del salario de un empleado.
Impuesto de Medicare
[Tasa tributaria de Medicare del 2.9%] x [salarios imponibles totales] Los empleados que obtienen un ingreso fijo deben pagar un impuesto adicional de Medicare del 0.9% sobre las ganancias superiores a $200,000. Este impuesto adicional lo paga el empleado, no usted, y debe deducirse de sus salarios.
Hacer todos estos cálculos puede llevar mucho tiempo y ser tedioso, especialmente si tiene varios empleados para los que debe hacerlos. Un profesional de impuestos puede ayudarlo a realizar estos cálculos y pagos trimestrales.
Responsabilidades del empleador
Como empleador, la responsabilidad de presentar el Formulario 941 de la manera más precisa posible y proporcionar todos los detalles necesarios recae sobre sus hombros. Todos los datos incluidos en el Formulario 941 deben reflejar lo que sus empleados reclamarán o presentarán ante el IRS. W-2 Formulario. No proporcionar al IRS información precisa sobre los salarios y las retenciones podría dar lugar a una auditoría por parte del IRS.
El empleador también es responsable de realizar un pago adicional al IRS que iguale la cantidad retenida para los impuestos de Medicare y Seguridad Social para todos sus empleados. A partir de 2015, la parte del empleador de los impuestos sobre la nómina debe retener un impuesto adicional de Medicare de los salarios pagados en exceso de $200.000 durante cada año fiscal, así como cualquier otro impuesto retenido.
Evitar sanciones y mantenerse al tanto de los plazos
Si desea evitar multas y sanciones del IRS, es mejor presentar el Formulario 941 a tiempo. De lo contrario, puede resultar en una multa del 5% del impuesto adeudado por cada mes o parte del mes que se atrasa. Sin embargo, esa penalización se limita al 25%. Además, habrá una multa por pagar incorrectamente estos impuestos; el IRS le cobrará al empleador del 2 al 15% del pago incorrecto, dependiendo de cuántos días llegue tarde al pago de la cantidad correcta. Al final del año fiscal, los montos totales que reporta en el Formulario 941 deben ser iguales al total de todos los montos que reportó en los Formularios W-2 de su empleado, así como en sus Formularios W-3.
Si quieres evitar una situación en la que te enfrentes a multas y una posible auditoría del IRS, se recomienda que utilices servicios profesionales de nómina para gestionar todos los impuestos relacionados con tus empleados y tu negocio. Un profesional fiscal con licencia o un CPA no solo te mantendrá a ti y a tu empresa fuera de problemas con el IRS, sino que incluso podrá encontrar formas de ahorrarte dinero en tus impuestos.
Una de las muchas formas en que las empresas fracasan es atrasándose en sus impuestos y las sanciones que resultan. Si no desea estar entre las muchas pequeñas empresas que no tienen éxito en sus primeros tres años, es extremadamente importante que se mantenga al tanto de los plazos y las sanciones.
¿Se puede presentar el formulario 941 electrónicamente?
Puede presentar el Formulario 941 electrónicamente si lo desea. Puede presentar el Formulario 941 en línea a través del sitio web del IRS, y debe usar el servicio EFTPS.gov para transferir fondos electrónicamente. Un profesional de impuestos puede ayudar a su empresa con la presentación en línea.
Adónde enviar el formulario 941
Una vez que haya completado su formulario y haya girado un cheque al “Tesoro de los Estados Unidos”, asegúrese de incluir su número de identificación patronal (EIN) (si aún no tiene uno, puede solicitar uno en línea). Hay dos direcciones de correo diferentes para enviar el Formulario 941:
- Departamento de Hacienda del Servicio de Impuestos Internos; Ogden, UT 84201-0005: esta dirección se utiliza para cualquier empresa que desee presentar formularios sin un pago adjunto.
- Servicio de Impuestos Internos PO Box 37941; Hartford, CT 06176-7941: esta dirección es para empresas que desean incluir un pago con su formulario de impuestos 941
En un esfuerzo por reducir la cantidad de papel utilizado para presentar impuestos y formularios, el IRS le permitirá presentar sus formularios de impuestos 941 en línea. El IRS puede solicitar copias de los registros de software de contabilidad electrónica, así que asegúrese de tenerlos a mano si elige presentar en línea. Si no utiliza los servicios de contabilidad digital, puede haber ciertos documentos y comprobantes de los detalles de presentación que el IRS le solicitará que envíe por correo (incluso si lo hace en línea).
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