FORMULARIO W-9

El formulario W-9 del IRS, también conocido como Solicitud de identificación y certificación del contribuyente, es un formulario fiscal único porque en realidad nunca se envía al IRS, al menos no directamente.

Es posible que tenga que llenar el Formulario W-9 si es un contratista independiente o un trabajador autónomo. Si ha contratado a un contratista o a un trabajador independiente, es posible que tenga que solicitarles el Formulario W-9.

¿Cuál es el propósito del formulario W-9? ¿Y cómo saber si es algo que usted debe tramitar? Repasemos los detalles de este formulario fiscal.

El formulario W-9 del IRS normalmente debe ser completado por contratistas independientes, trabajadores autónomos y consultores. El formulario W-9 incluye los siguientes datos del trabajador:

• Nombre
• Dirección
• Número de identificación fiscal (NIF)
• Número de Seguro Social (SSN)
• Número de identificación del empleado (EIN)

En la economía gig actual, el formulario W-9 es más frecuente que nunca, ya que hay una gran cantidad de trabajadores autónomos, desde contratistas hasta freelancers.

Si usted es un trabajador autónomo, la persona o empresa que lo contrata normalmente le pedirá que llene el formulario W-9. Las empresas que pagan a contratistas independientes más de $600 durante el año fiscal deben informar de estos pagos al IRS en el formulario 1099-MISC. La información proporcionada en el formulario W-9 permite a los propietarios de empresas llevar un registro de a quiénes pagan y les proporciona toda la información que necesitan para completar el formulario 1099-MISC.

Las empresas que contratan a trabajadores independientes no están obligadas a pagar Medicare, deducir impuestos del Seguro Social ni retener impuestos sobre la renta en su nombre. Si usted es un trabajador independiente o un autónomo, esta es su responsabilidad. Aunque esta información no es obligatoria en el formulario W-9, el IRS necesita saber cuáles son los ingresos de la persona para determinar los impuestos que debe pagar.

Si usted es propietario de un negocio o empleador, es su responsabilidad recopilar el formulario W-9 de los contratistas independientes que haya contratado (a quienes haya pagado más de $600 durante el año fiscal).

Las instrucciones en el Formulario W-9 del IRS son sencillas. Si eres un contratista independiente, debes informar tu nombre, proporcionar tu número de Seguro Social y verificar si estás exento de retenciones de impuestos. Si el contratista no está exento de la retención adicional, la empresa debe retener el impuesto sobre la renta del pago de su contratista a una tasa del 28 por ciento y enviarlo directamente al IRS. La entidad comercial debe informar el nombre de su empresa, de qué tipo de empresa se trata y su número de identificación fiscal. Si trabajas por cuenta propia, este es tu número de seguro social.

Le guiaremos a través del proceso de llenado del formulario W-9.

• Paso 1: Ingrese su nombre tal y como aparece en su declaración de impuestos.

• Paso 2: Si su contrato independiente se realiza bajo un nombre comercial, introduzca dicho nombre aquí.

• Paso 3: Introduzca el tipo de entidad empresarial que es (la mayoría de los trabajadores autónomos son empresas unipersonales).

• Paso 4: Indique sus exenciones. La mayoría de las personas probablemente dejarán esta sección en blanco, a menos que estén exentas de la retención de impuestos.

• Paso 5: Indique su dirección, ciudad, estado y código postal. Si su domicilio particular es diferente al de su empresa, utilice la dirección que va a utilizar en su declaración de impuestos personal.

• Paso 6:Esta es una sección opcional en la que puede escribir el nombre de la persona o empresa que solicita su formulario W-9. Es recomendable hacerlo para fines de registro.

• Paso 7: Las instrucciones del formulario W-9 se refieren a este paso como “Parte I”. Si eres un empresario individual, ingresa tu número de seguro social. Si eres otro tipo de entidad comercial, ingresa tu número de identificación fiscal. Es posible que aún no tengas un número de identificación fiscal si tu empresa es nueva, así que escribe “solicitado” si ese es el caso. Sin embargo, debe intentar obtener su número de identificación fiscal lo antes posible, ya que estará sujeto a una retención adicional hasta que lo haga.

• Paso 8: El paso 8 se denomina “Parte II”. Deberá asignar una serie de declaraciones para certificar que toda la información que ha introducido en el formulario W-9 es veraz.

Si eres es un contratista o el dueño de un negocio, debes tener cuidado al manejar un formulario W-9. Este formulario contiene información fiscal confidencial, incluidos los números de identificación fiscal y los números de la Seguridad Social, por lo que es importante mantenerte a salvo de los ladrones de identidad. Si eres un contratista, toma precauciones adicionales cuando recibas un W-9 identificando la fuente.

Como empleador, es su responsabilidad conservar el formulario W-9 del contratista en un lugar seguro.

El formulario W-9 se utiliza como documento certificable que registra información básica para poder presentar declaraciones de impuestos precisas ante el IRS. Sin embargo, dado que el formulario W-9 contiene mucha información personal confidencial, es un medio muy utilizado por las personas que intentan cometer fraude o robo de identidad.

Aquí hay un par de señales de alerta a las que hay que prestar atención:

• No reconoces el nombre de la empresa o persona que te envió el formulario W-9. No lo llene hasta que tenga más información. Si ha sido contratado recientemente para un trabajo, confirme con el empleador de dónde proviene el formulario y por qué lo necesitan. Si ha recibido el formulario en formato digital, póngase en contacto con la fuente y solicite más información. Si se niegan a responder a sus preguntas o le dan respuestas vagas, no les facilite su información. Una forma de hacerlo es preguntar a su empleador qué tipo de documentos fiscales tiene previsto enviarle para saber qué esperar.

• Esperabas el formulario W-4. Cuando reciba los documentos fiscales que debe completar por primera vez, verifique dos veces si debe llenar un formulario W-4 o W-9. Si recibió un formulario W-9 y no lo esperaba, aclare si lo están contratando como empleado o como contratista independiente. Algunos empleadores intentan contratar a personas como contratistas independientes para ahorrar dinero, aunque les hayan prometido que serían contratados como empleados. Los empleados rellenan los formularios W-4 y los contratistas independientes presentan un W-9. A W-4 El formulario W-4 sirve para establecer las retenciones fiscales de respaldo del empleado, mientras que el W-9 hace que el contratista sea responsable de sus propias retenciones. Por eso los contratistas son más económicos para las empresas.

• Se le solicita que complete el formulario W-9 por teléfono. Debes llenar una copia física o digital del Formulario W-9; no permitas que nadie lo llene por teléfono, ya que esto es algo que suelen hacer los estafadores. Siempre confirma con la persona o empresa que contrata tus servicios que efectivamente te solicitaron que llenaras el Formulario W-9.

Si no te sientes cómodo con el origen del formulario W-9 que has recibido, ponte en contacto con un profesional fiscal de Community Tax. Te asignaremos uno de nuestros profesionales fiscales, que te asesorará sobre cómo proceder.

Los métodos de entrega seguros incluyen correo, entrega en mano o un archivo adjunto de correo electrónico cifrado. Nunca envíes un formulario como un archivo adjunto de correo electrónico sin cifrar, ya que estos pueden ser fácilmente pirateados por ladrones de identidad.

La retención de impuestos es cuando el 28% de los pagos que se le realizan se remiten directamente al IRS.

Hay dos razones principales por las que una persona puede estar sujeta a la retención fiscal obligatoria. Usted puede estar sujeto a la retención fiscal si debe impuestos atrasados al IRS, y seguirá estando sujeto a la retención hasta que la deuda se haya pagado en su totalidad. Otra razón puede ser que su número de Seguro Social y su nombre no coincidan con los registros del IRS.

Si sabe que no debe impuestos, revise sus registros y determine si su información es correcta. Si hay un error en su declaración de impuestos, notifique al IRS de inmediato y modifique su declaración utilizando Formulario 1040X para asegurarse de que no cumple los requisitos para la retención fiscal de respaldo.

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Como contratista independiente, debes asumir toda la responsabilidad sobre tus pagos adicionales. Con uno de nuestros defensores de impuestos a tu lado, puedes estar seguro de que tus impuestos están en buenas manos. Ya sea que seas una persona que quiera que alguien prepare tus impuestos, o que trabajas por cuenta propia y necesites un tenedor de libros para hacerse cargo de los cheques y los saldos, te ofrecemos una amplia variedad de servicios financieros para mantenerte al día con tus metas financieras. Obtenga una consulta gratuita hoy llamándonos hoy.