Formulario W-4

El formulario W-4 también se conoce como Certificado de retención del empleado. Es un documento del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que debe completar el empleado para indicar su situación fiscal al empleador. Al seleccionar ciertos datos, como deducciones, exenciones y estado civil, el W-4 indica al empleador la cantidad correcta de impuestos que debe retener del sueldo del empleado.

Formulario W-4 y W-2 Son dos documentos relacionados del IRS que pueden confundirse fácilmente debido a la similitud de sus nombres. Ambos se refieren a la situación fiscal de un empleado, pero tienen funciones diferentes. El formulario W-2 lo proporciona el empleador a los empleados y al IRS al final de cada año. Este documento contiene información relevante necesaria para la declaración de impuestos de una persona, como el importe total de los salarios percibidos, los impuestos federales y estatales retenidos y las contribuciones a la Seguridad Social para un determinado año fiscal. El empleado presentará esta información al pagar los impuestos en abril con su Formulario 1040.

Por el contrario, un empleado presenta un formulario W-4 cada vez que comienza un nuevo trabajo. El formulario lo proporciona el empleador y se utiliza para calcular la cantidad correcta de impuesto federal sobre la renta que se debe retener del sueldo del individuo. Las personas deben rellenar la hoja de trabajo de deducciones personales que se encuentra en el documento para determinar cuántas deducciones pueden reclamar en el formulario W-4. El número de deducciones corresponde a la cantidad de dinero que se deducirá de su sueldo y se aplicará a los impuestos; cuantas más deducciones reclame un empleado, menos dinero retendrá el empleador a efectos fiscales. Tenga en cuenta que los formularios W-4 no suelen enviarse al IRS, sino que los utilizan los empleadores. Los empleadores deben consultar los servicios de asesoría fiscal comunitaria para cuestiones contables, de planificación fiscal y otros asuntos comerciales relevantes.

Todos los empleados que ganen al menos $800 al año deben presentar el formulario W-4. Un empleado solo puede solicitar una exención en un formulario W-4 si es mayor de 65 años, es ciego o va a solicitar ajustes en sus ingresos. No se puede solicitar una exención si otra persona le declara como dependiente en su declaración de impuestos, o si sus ingresos superan los $1,050 e incluyen más de $350 de ingresos no derivados del trabajo (normalmente, intereses y dividendos). Los empleadores están obligados a proporcionar el formulario W-4 a cada nuevo empleado al inicio de su relación laboral. Un empleado también puede actualizar su W-4 en cualquier momento en función de los cambios en su situación personal o financiera. Los empleadores no tienen la obligación de solicitar actualizaciones de los formularios W-4 de sus empleados. Por esta razón, el IRS sugiere que los empleados llenen un nuevo W-4 cada año para tener en cuenta cualquier cambio en su vida. Existen formularios W-4 especializados para otros tipos de pagos; por ejemplo, el formulario W-4P se utiliza para las pensiones, mientras que el W-4V se utiliza para los pagos del gobierno, como el desempleo.

La retención depende totalmente de la situación personal de cada uno, pero lo ideal es que sea igual al impuesto anual que se debe pagar según el formulario 1040. Al determinar cuánto retener de su sueldo, debe tener en cuenta una serie de factores, entre los que se incluyen, entre otros, la situación familiar (estado civil, número de hijos), la propiedad de la vivienda (compra o venta de una casa) y las aportaciones de ahorro (universidad, jubilación, etc.). Se pueden solicitar deducciones para uno mismo, su cónyuge, cualquier persona a su cargo y por otros motivos diversos. Cada año, el IRS emite devoluciones de impuestos a decenas de millones de estadounidenses que retienen demasiado en impuestos. Esto permite a las personas solicitar devoluciones por adelantado y evitar el pago de costosos impuestos en abril. Sin embargo, esta elección es personal; puede ser más ventajoso para un empleado recibir más dinero en cada nómina y pagar más impuestos más adelante. No se pagan intereses por la retención excesiva, pero se pueden imponer sanciones por la retención insuficiente. Consulte con uno de los profesionales de Community Tax para elaborar una estrategia sobre su situación financiera y obtener asesoramiento sobre Cómo preparar tus impuestos.

Si no está seguro de cuánto debe retener de su sueldo, utilice la calculadora de retenciones en línea que se encuentra en el sitio web del IRS.

Si está exento de retención, no tiene que hacer mucho para llenar su W-4. Los empleados exentos solo tienen que llenar las líneas 1, 2, 3 y 4 (nombre, dirección, información marital y número de Seguro Social), anotar su exención en la línea 7 y firmar el formulario.

El resto de empleados utilizarán la hoja de cálculo de deducciones personales para calcular el número de deducciones que pueden reclamar. Esta hoja de cálculo se basa en la declaración de impuestos prevista del empleado para el año. Reclame siempre una en la línea A para usted, a menos que otra persona pueda reclamarle como dependiente. La línea B se refiere a su situación matrimonial y laboral, mientras que la línea C se refiere exclusivamente a su cónyuge. Reclamar cero en la línea C puede ayudar a evitar una retención insuficiente. Introduzca el número de dependientes que reclamará en su declaración de impuestos en la línea D. Si es cabeza de familia, o soltero y paga más de 50% de los gastos de mantenimiento de su hogar y el de sus dependientes, marque uno en la línea E. Si tiene previsto reclamar un crédito de al menos $2,000 en concepto de gastos de cuidado de hijos o dependientes, introduzca uno en la línea F. Si su nivel de ingresos le da derecho al crédito fiscal por hijos, reclame el número correspondiente de deducciones según las instrucciones de la línea G. La suma de las líneas A-G se introduce en la línea H y sirve como cifra final para sus deducciones personales.

La hoja de trabajo de la página dos del formulario W-4 le permitirá personalizar aún más las deducciones por retenciones en función de las deducciones detalladas, ciertos créditos, ajustes a los ingresos o situaciones de dos ingresos/múltiples empleos. Para los empleados con dos empleos, el IRS recomienda reclamar todas las deducciones aplicables para el empleo mejor remunerado y reclamar cero deducciones para el segundo empleo. Utilice su número de deducciones para completar las líneas 1 a 7, firme y feche el formulario, y presente su W-4 entregándolo a su empleador. Para obtener ayuda personalizada para rellenar su W-4, Hable con uno de nuestros miembros autorizados de Community Tax. y obtenga el asesoramiento que necesita para salir adelante.