Dirigir un pequeño negocio es una de las carreras más implicadas que se pueden tener. La mayor parte del tiempo, uno se centra en las preocupaciones cotidianas respecto a la gestión de los pequeños negocios, pero no se puede ignorar el aspecto financiero. Este aspecto financiero incluye los impuestos. Los impuestos adeudados y las deducciones fiscales de la pequeña empresa a las que puede optar pueden afectar profundamente a la salud financiera de su negocio.

 

Clasificación de las empresas

Lo primero es lo primero: la estructura empresarial que haya elegido para su pequeña empresa afectará significativamente a la forma de declarar los impuestos.

Sole Proprietorship / Empresa unipersonal (o de propietario único)

En una empresa unipersonal, los pasivos y activos personales y empresariales no se separan a efectos fiscales. Esta es la clasificación empresarial por defecto.

Partnership / Sociedad

La sociedad colectiva es una estructura empresarial simplificada que puede utilizarse para empresas dirigidas por dos o más personas.

Limited Liability Company (LLC) / Sociedad de Responsabilidad Limitada

Una sociedad de responsabilidad limitada (LLC) es un término medio entre una sociedad colectiva y una sociedad anónima. Los miembros de una LLC tienen que pagar impuestos de trabajo independiente para Medicare y Seguro Social.

Corporation / Corporación

Si su empresa está estructurada como una corporación (C Corp), sus actividades están separadas de los accionistas. Esto protege de la responsabilidad, pero obliga a las corporaciones a pagar el impuesto sobre los ingresos sobre sus beneficios, normalmente a una tasa más alta. Se recomienda una estructura corporativa para negocios de mayor escala y riesgo.

S Corporation / Corporación S

En una corporación S (S Corp), algunos beneficios y pérdidas pueden figurar en su impuesto sobre los ingresos personales y en el de otros propietarios de la empresa. Esto permite una tributación más baja. Sin embargo, no todos los estados lo permiten, y hay muchas otras restricciones que se aplican a las S Corps, como tener un máximo de 100 accionistas.

International Business / Negocios internacionales

A efectos fiscales, una empresa internacional es aquella que es extranjera y realiza actividades comerciales en Estados Unidos o viceversa. Las empresas internacionales están obligadas a operar dentro de la Ley de Cumplimiento Fiscal de Cuentas Extranjeras (FATCA).

 

Impuestos para pequeños negocios

Usted es responsable de pagar los impuestos federales y estatales por las operaciones de su pequeña empresa. Las tasas fiscales de las pequeñas empresas pueden variar de un estado a otro, por lo que es esencial consultar con el Departamento de Hacienda de su estado. Los impuestos típicos de las pequeñas empresas incluyen:

Income Tax / Impuesto sobre los ingresos

Al igual que los impuestos sobre los ingresos de las personas físicas, algunas pequeñas empresas pagan impuestos sobre los ingresos netos, con variaciones según la estructura de la empresa.

Employment Tax / Impuesto sobre la nómina

Si tiene empleados, es responsable de pagar los impuestos sobre la nómina, que incluyen:

  • Impuesto federal sobre los ingresos retenido a los empleados.
  • Impuestos federales y estatales de desempleo (FUTA y SUTA).
  • Impuestos sobre el Seguro Social y el seguro de enfermedad del empleador y del empleado.

A diferencia de la mayoría de los impuestos, el IRS exige a los propietarios de pequeñas empresas que realicen los pagos depositados de estos impuestos al menos una vez al mes.

Self-Employment Taxes / Impuestos sobre el trabajo independiente

Si es un trabajador por cuenta propia o una empresa individual, necesitará los impuestos sobre el trabajo independiente para contribuir a sus prestaciones del Seguro Social y de Medicare.

Excise Tax / Impuesto especial

Su empresa puede estar obligada a pagar impuestos especiales por actividades, ventas o pagos específicos. Por ejemplo, si su empresa utiliza camiones tractores en las carreteras públicas o vende billetes de lotería, puede estar obligada a pagar impuestos especiales.

Sales Tax / Impuesto sobre las ventas

Su empresa puede estar obligada a recaudar y pagar impuestos sobre las ventas por los bienes o servicios que ofrece. Además de los impuestos federales sobre las ventas, es posible que también tenga que pagar los impuestos estatales sobre las ventas, que pueden variar según el condado o la ciudad en la que opere.

Property Tax / Impuesto sobre la propiedad

Si su empresa posee bienes inmuebles, terrenos fijos y edificios, tendrá que pagar impuestos sobre la propiedad. Los impuestos se pagan sobre el valor de tasación, no sobre el valor justo de mercado. El valor de tasación lo determina la autoridad fiscal local, que le proporcionará la documentación y una factura de impuestos basada en su cálculo. El importe que usted paga en concepto de impuestos sobre la propiedad depende en gran medida de la ubicación de su inmueble.

Deducciones fiscales para pequeños negocios

Cancelación de los gastos de funcionamiento de la empresa

Hay varios gastos vinculados a las operaciones de la empresa que se pueden deducir:

  • Pago a los empleados.
  • Planes de ahorro para la jubilación.
  • Seguro: La mayoría de las empresas tienen un seguro de responsabilidad civil general, de propiedad y de indemnización de los trabajadores, pero esto puede incluir cualquier seguro necesario para su negocio, comercio o profesión.
  • Gastos de intereses.
  • Ciertos impuestos: Impuestos federales, estatales, locales y extranjeros pagados como parte de las operaciones comerciales.

Otras deducciones comunes

  • Publicidad.
  • Uso comercial de su vivienda (seguro hipotecario, intereses, servicios públicos, reparaciones y depreciación).
  • Licencias.
  • Honorarios profesionales.
  • Planes de pensiones y de participación en los beneficios.
  • Uso profesional de su coche (amortización o pagos de leasing, gasolina y aceite, neumáticos, reparaciones, seguro y gastos de matriculación).
  • Gastos legales.
  • Tasas de desarrollo profesional y formación.
  • Herramientas y software.
  • Seguridad.
  • Viajes (gastos necesarios como transporte, envío de equipaje, comidas, alojamiento, etc.).

Si está pensando en reclamar las deducciones fiscales de la pequeña empresa, asegúrese de tener la documentación necesaria que lo respalde.

Gastos parcialmente deducibles

No todos los gastos son totalmente deducibles, pero puede deducir parcialmente otros gastos. Por ejemplo:

  • Sólo se pueden deducir hasta 25 dólares en concepto de regalos por cliente o consumidor.
  • Se puede deducir hasta el 50% del coste de las comidas y el ocio.
  • El transporte acuático de lujo puede deducirse hasta el doble de la tasa de viáticos federal más alta.

Restricciones y excepciones

Los gastos personales no pueden deducirse como gastos de la empresa, pero en algunos casos, si utiliza algo tanto a nivel personal como para su empresa, puede deducir una parte del coste. El IRS también tiene directrices estrictas sobre los gastos de la empresa y la cantidad de cada coste que se puede deducir. Tenga en cuenta que no puede deducir los gastos que se consideran “suntuosos o extravagantes”.

 

Declarar los impuestos de su pequeño negocio

Dependiendo del tipo de negocio que tenga, puede tener diferentes formularios fiscales y plazos de presentación de la declaración.

¿Qué formularios debe presentar?

Para sus impuestos federales sobre los ingresos, debe presentarlos en función de la estructura de su empresa:

  • Empresario individual: Formulario 1040, declarar los ingresos y las pérdidas de la empresa en el Anexo C.
  • Sociedades: Formulario 1065.
  • LLC: Formulario 1065, a menos que elija ser tratado como una corporación, entonces el formulario 8832.
  • Sociedades: Formulario 1120.
  • Sociedades S: Formulario 1120S.

El formulario 940 debe utilizarse para el desempleo federal y el formulario 941 para los impuestos laborales trimestrales (Seguro Social y Medicare).

Plazos de presentación de impuestos para pequeñas empresas

Las sociedades anónimas, las empresas unipersonales y las sociedades de responsabilidad limitada de un solo miembro se adhieren a la fecha límite del 15 de abril. Si usted opera una sociedad o una corporación S, tendrá que presentar sus impuestos antes del 15 de marzo. Como esto es un mes entero antes de lo que está acostumbrado, puede ser fácil de olvidar.

 

Pagar los impuestos de su pequeño negocio

La primera vez que pague impuestos por su pequeña empresa, tendrá que establecer el año fiscal bajo el que operará, incluso si no estuvo en funcionamiento durante todo el año. A menudo, los propietarios de negocios eligen seguir el año natural por simplicidad, pero las necesidades contables específicas pueden interferir. Si es necesario, puede cambiar su año fiscal presentando el formulario 1128.

Como propietario de una pequeña empresa, tendrá que hacer muchos pagos de impuestos a lo largo del mes y del año. Los propietarios de negocios están obligados a realizar pagos de impuestos estimados cuatro veces al año. También tendrá que hacer depósitos frecuentes para los impuestos sobre el empleo.

Depósitos para impuestos sobre el empleo

Las pequeñas empresas deben depositar los impuestos sobre el empleo a partir de lo siguiente:

  • Impuesto federal sobre los ingresos retenido.
  • Impuestos del Seguro Social y Medicare.
  • Impuestos adicionales de Medicare que superan el importe del umbral.
  • Impuestos federales de desempleo (FUTA).
  • Impuestos sobre el trabajo independiente.

Pagos de impuestos estimados

Sólo tendrá que hacer pagos trimestrales si su empresa debe $1,000 dólares o más en impuestos sobre los ingresos. Sin embargo, si su negocio está clasificado como C o S Corp, tendrá que hacer pagos estimados si se espera que deba $500 dólares o más en impuestos.

Hay que pagar los impuestos estimados trimestralmente:

  • 15 de abril.
  • 15 de junio.
  • 15 de septiembre.
  • 15 de enero (del año fiscal siguiente).

Para calcular el pago del impuesto estimado, utilice el formulario 1040-ES.

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