El fraude en las nóminas y cómo evitarlo

En pocas palabras, el fraude en las nóminas se produce cuando una persona malversa el dinero del sistema de nóminas de una empresa. Por lo tanto, puede ser difícil de rastrear porque tanto los empleados como los proveedores de nóminas tienen la oportunidad de perpetrarlo. El fraude en las nóminas no es tan frecuente como antes; en una época en la que cada vez más empresas subcontratan las nóminas a profesionales de confianza, la ventana para que se produzca el fraude es cada vez más pequeña. Sin embargo, todavía puede ocurrirle a su empresa. Este artículo examinará las variantes más comunes del fraude en las nóminas y cómo evitarlas.

Tipos comunes 

Hay algunos tipos de fraude en las nóminas de los empleados que se producen con más frecuencia que otros. Estos son:

Falsificación de salarios

La falsificación de salarios es un fraude de nóminas perpetrado por los empleados. Este incluye la manipulación o modificación deshonesta de las hojas de horas o de las horas facturadas. La mejor manera de evitar la falsificación de salarios es aplicar una mayor supervisión, como la aprobación de las hojas de horas por parte del supervisor.

Empleados fantasma

En las empresas más grandes y con mayor complejidad, los departamentos de nóminas con motivos dudosos pueden agregar empleados inexistentes, o “empleados fantasma”, en la estructura de nóminas para cobrar sus salarios. Si dirige una empresa más grande con posibilidades de incluir empleados fantasmas, puede protegerse contra el fraude realizando regularmente auditorías de su nómina y exigiendo la confirmación del Número de Seguro Social de cada empleado.

Fraude en la compensación a los trabajadores

El fraude en la compensación de los trabajadores es otro fraude de nómina perpetrado por los empleados que busca aprovecharse del sistema de compensación de los trabajadores. Los empleados pueden fingir las lesiones para cobrar las reclamaciones, lo que puede hacer que se disparen las primas de los seguros de las empresas autoaseguradas. Sin embargo, usted puede proteger su empresa del fraude en la compensación laboral instalando cámaras en los lugares de trabajo y estandarizando los informes de lesiones.

Elegir el proveedor de nóminas adecuado puede proteger su empresa

La elección del proveedor de nóminas adecuado puede ayudar a su empresa a evitar el fraude y las facturas no pagadas, como los depósitos no efectuados por los impuestos sobre la nómina.

Los empresarios deben conocer sus responsabilidades en materia de nóminas e impuestos sobre el trabajo y elegir un servicio de nóminas de confianza. Hay algunas opciones:

• Una Organización Profesional de Empleadores Certificada (CPEO): Son los únicos responsables del pago de los impuestos de nómina de sus clientes, de la presentación de las declaraciones y de los depósitos y pagos de los impuestos declarados relacionados con la nómina.
• Agente informador: Son proveedores de servicios de nómina que informan al IRS de su relación con un cliente utilizando formularios especializados. Los agentes declarantes deben depositar los impuestos de un cliente utilizando el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) y hablar con el IRS en nombre de un cliente.

Si quiere proteger su negocio contra el fraude en las nóminas, las soluciones de nóminas de confianza pueden marcar una gran diferencia. Con un creciente grupo de miles de clientes satisfechos, Community Tax se enorgullece de respaldar a FinancePal como el mejor servicio de nóminas para proteger su negocio.