Formularios fiscales esenciales para empresas: la lista definitiva

La mayoría de los empresarios coincidirían en que el mayor reto a la hora de crear una empresa, por encima de la ideación, la financiación y la ejecución, es el papeleo que hay que hacer entre bastidores. Perseguir tu sueño y hacer realidad tu visión es una tarea satisfactoria y ambiciosa, pero lidiar con todos los cabos sueltos y presentar los formularios fiscales necesarios puede parecer una tarea tan complicada que ni siquiera te atreves a abordarla.

Hemos recopilado los documentos más importantes de nuestra base de datos de formularios fiscales que los propietarios de pequeñas empresas deben conocer si quieren evitar problemas con el IRS. Los contribuyentes particulares tienen la impresión de que la temporada de impuestos se celebra “una vez al año”, pero los propietarios de empresas tienen la tarea de navegar por el complejo mar del código fiscal durante todo el año.

Haga clic en uno de los enlaces siguientes para obtener más información sobre los formularios fiscales necesarios para las pequeñas empresas, incluyendo qué presentar, cuándo y por qué.

• Formularios fiscales para iniciar un negocio
• Formularios de declaración de impuestos para pequeñas empresas
• Formularios fiscales para gastos empresariales
• Formularios fiscales para empleadores de pequeñas empresas
• Formularios fiscales generales para pequeñas empresas
• Formularios fiscales especializados para pequeñas empresas

Cada mes, un cantidad creciente de emprendedores dar el salto y decidir abrir su propio negocio. Si estás pensando en lanzar tu startup, estos son los formularios fiscales esenciales que necesitarás para empezar a operar.

• Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación del Empleador: Si tiene empleados o si está constituyendo una empresa estructurada como empresa unipersonal, sociedad o corporación, debe solicitar un número de identificación patronal (EIN) con este formulario. Similar al número de Seguro Social, se asigna un EIN de nueve dígitos a las empresas y entidades (como fideicomisos y patrimonios) con fines de declaración y presentación de impuestos. Nota: Es posible que no necesite un EIN si es propietario único sin empleados y no tiene que pagar impuestos especiales.
• Formulario SS-8, Determinación de la condición de trabajador a efectos de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre la renta: Para los emprendedores que acaban de empezar, a veces puede resultar complicado determinar la diferencia entre un empleado y un contratista independiente. Por ese motivo, tanto los trabajadores como los empleadores pueden presentar el formulario SS-8 para solicitar una determinación del estatus del trabajador. Conocer la diferencia entre ambos títulos es muy importante en lo que respecta a la responsabilidad fiscal. Los empleadores deben retener los ingresos y impuestos FICA en nombre de sus empleados, mientras que los contratistas independientes tienen la obligación de cumplir con esta obligación de forma independiente.
• Formulario 2553, Elección por parte de una pequeña empresa: La mayoría de las pequeñas empresas (42%) están estructuradas como sociedades anónimas de tipo S, que son un híbrido entre una sociedad colectiva y una sociedad anónima de tipo C. Las sociedades anónimas de tipo S son únicas porque transfieren los ingresos, las pérdidas, las deducciones y los créditos a sus accionistas a efectos del impuesto sobre la renta.

Para obtener este estatus, una empresa deberá hacer algo más que presentar el formulario SS-4 y marcar la casilla con la estructura que elija. Deberá elegir Convertirse en una sociedad anónima de tipo S presentando el formulario 2553, firmado por todos los accionistas y, en muchos estados con régimen de comunidad de bienes, por los cónyuges de los accionistas.

• Formulario 8832, Elección de clasificación de entidades. Este formulario de impuestos comerciales también permite a los propietarios elegir cómo se clasificará la entidad. Los impuestos se calcularán de manera diferente dependiendo de si la empresa está estructurada como una sociedad anónima, una sociedad colectiva o una entidad que no se considera separada de su propietario.

El formulario de impuestos para pequeñas empresas que deberá utilizar al presentar su declaración de impuestos depende de la estructura de su organización.

• Formulario 1040, Declaración de impuestos sobre la renta de personas físicas de EE. UU.: Si su pequeña empresa opera como una empresa unipersonal, los ingresos de su empresa le “repercutirán” a usted. Deberá declarar las ganancias y pérdidas de su empresa en el Formulario 1040, que es el formulario estándar de declaración de impuestos sobre la renta utilizado por la mayoría de los contribuyentes individuales.
  • Anexo C, Ganancias o pérdidas de la empresa: Este formulario de impuestos comerciales es para propietarios únicos que necesitan declarar ingresos o pérdidas, a menos que utilicen el Anexo C-EZ, Beneficio neto de la empresa.
  • Anexo E, Ingresos y pérdidas complementarios: Si su La pequeña empresa es una sociedad. o una sociedad anónima de tipo S, declare los ingresos o pérdidas anuales en el Anexo E de su Formulario 1040.
  • Anexo F, Ganancias o pérdidas de la agricultura: El Anexo F (1040) es un formulario fiscal para propietarios de negocios que se dedican al cultivo, la explotación o la gestión de una granja con fines lucrativos. Una vez completado el Anexo F, todas las pérdidas se deducen de los ingresos totales para determinar el ingresos netos de la actividad agrícola, que luego se declara en la página uno del formulario 1040.
• Formulario 1040-ES, Impuesto estimado para personas físicas: La mayoría de las empresas que prevén pagar $1,000 o más en impuestos federales están obligadas a realizar pagos trimestrales de impuestos estimados. El impuesto estimado es el método utilizado para pagar impuestos sobre los ingresos que son no incurrir sujeto a retención (por ejemplo, ingresos por trabajo por cuenta propia, intereses, dividendos, rentas, etc.).

En muchas pequeñas empresas, el propietario es responsable de pagar el impuesto sobre la renta, no la empresa en sí. Esto se hace enviando por correo un cheque o un giro postal con el vale de pago que se encuentra en el formulario 1040-ES, o realizando el pago en línea o por teléfono. Asegúrese de realizar los depósitos a tiempo, ya que de lo contrario se le podría imponer una multa por incumplir el plazo.

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• Formulario 1065, Declaración de ingresos de sociedades en EE. UU.: Antes de que los socios puedan declarar las ganancias o pérdidas transferidas a través de su negocio en su declaración de impuestos individual, primero deben presentar el Formulario 1065 (también conocido como “Declaración de impuestos de sociedades”).
  • Programa K-1, Participación del socio en los ingresos, deducciones, créditos, etc.: Utilice este formulario fiscal para pequeñas empresas para distribuir las participaciones de los ingresos y pérdidas de la sociedad; a continuación, cada socio utilizará la información del Anexo K-1 para completar su propio Formulario 1040, en el que se le gravarán en función de su parte de los beneficios.
• Formulario 1120, Declaración de impuestos sobre la renta de sociedades estadounidenses: Las empresas nacionales utilizan este formulario de impuestos empresariales para declarar sus ingresos, ganancias, pérdidas, deducciones y créditos, así como para calcular sus ingresos. responsabilidad fiscal.
  • Formulario 1120-S, Declaración de impuestos sobre la renta de EE. UU. para una sociedad anónima de tipo S: Si ha optado por convertirse en una sociedad S, su empresa utilizará este formulario fiscal con el mismo fin que el anterior.

En la mayoría de los casos, los gastos se declaran y desglosan en la declaración individual del socio, propietario o accionista, pero hay un par de formularios fiscales para pequeñas empresas que es posible que tengas que presentar por separado para reducir tu obligación tributaria.

• Formulario 4562, Depreciación y amortización: Cuando las empresas adquieren bienes inmuebles, el IRS no les permite deducir el costo total durante el primer año. Sin embargo, pueden deducir una parte del costo declarando depreciación o amortización utilizando el formulario 4562. El primero se refiere a la disminución del valor de activos tangibles, como un edificio o un equipo nuevo, mientras que este último se refiere a activos intangibles, como patentes y derechos de autor.

Por ejemplo, si su empresa compró un equipo que costó $5,000 y tenía una “vida útil” de cinco años, podría deducir $1,000 cada año utilizando la depreciación estándar del formulario 4562.

Formulario 8829, Gastos por uso comercial de su vivienda: Si eres como 69% de emprendedores estadounidenses que inician su negocio en casa, es posible que pueda reclamar su oficina en casa como deducción en su declaración de impuestos. El formulario 8829 se utiliza para calcular la deducción permitida por el uso comercial de su vivienda, que luego se declara en el Anexo C (1040).

Aunque este es uno de los más comunes deducciones para pequeñas empresas, debe asegurarse de que cumple los estrictos requisitos del IRS antes de reclamar los gastos de la oficina en casa. El espacio debe utilizarse con regularidad y el exclusivamente con fines comerciales solo, por lo que una oficina compartida con otros miembros de la familia no cumpliría los requisitos.

Una vez que su pequeña empresa contrate a su primer empleado, es posible que necesite utilizar estos formularios fiscales para contratistas y empleados.

• Formulario I-9, Verificación de elegibilidad para el empleo: Todos los empleadores deben asegurarse de que se complete correctamente el formulario I-9 para cada persona que contraten en los Estados Unidos. Para completar el formulario, los empleados deben proporcionarle documentos aceptables que demuestren su identidad y autorización para trabajar.

• Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos: Debe presentar un formulario W-2 por cada empleado al que pague $600 o más en un año. Este documento informa al IRS sobre el Seguro Social, Medicare y el impuesto sobre la renta retenido del empleado.
• Formulario W-4, Certificado de retención fiscal del empleado: Entregue este documento a sus empleados al inicio de su relación laboral para calcular cuánto impuesto sobre la renta se debe retener de su sueldo semanal, quincenal o mensual.
• Formulario W-9, Solicitud de Número de identificación fiscal y certificación: Si su pequeña empresa contrata a contratistas, en lugar de empleados, el formulario W-9 le permitirá llevar un registro de su personal externo. Este documento indica al IRS que un contribuyente es no incurrir sujeto a retención de impuestos y es responsable de pagar sus propios impuestos, a diferencia de los empleados estándar.
• Formulario 1099, Ingresos varios: Si usted trabaja por cuenta propia como contratista independiente, es posible que sus clientes deban emitir el formulario 1099-MISC si le pagan más de $600 al año por sus servicios. Dado que estos ingresos no están sujetos a retención del impuesto sobre el empleo, usted deberá pagar el impuesto sobre el trabajo por cuenta propia.

Nota: Si trabaja por cuenta propia, debe informar cualquiera ingresos obtenidos por encima de $400, independientemente de si recibe o no un formulario 1099-MISC.

• Formulario 940, Declaración anual federal del impuesto sobre el desempleo del empleador: Los empleadores que tienen más de un empleado durante más de 20 años. total semanas (no necesariamente consecutivas) en un año calendario, y los empleadores que paguen a sus empleados más de $1,500 en salarios durante un trimestre calendario, deben presentar el formulario 940 al final del año para cumplir con la Ley Federal del Impuesto sobre el Desempleo (FUTA).
• Formulario 941, Declaración trimestral de impuestos federales del empleador: Este es un formulario fiscal obligatorio para los propietarios de pequeñas empresas con empleados. Si usted paga salarios a alguien, debe utilizar el formulario 941 para notificar al IRS los ingresos imponibles y las obligaciones fiscales de sus empleados, que deben reflejar la información que figura en sus W-2. Todas las empresas deben presentar este formulario cuatro veces al año, a finales de abril, julio, octubre y enero. Los empleados temporales no necesitan presentar el formulario 941 si, y solo si, no trabajan durante todo el trimestre.

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• eres propietario, Declaración anual de impuestos federales del empleador: Este formulario fiscal para propietarios de negocios está reservado para los empleadores más pequeños cuya obligación anual en concepto de Seguridad Social, Medicare e impuestos federales sobre la renta retenidos sea inferior a $1,000. En este caso, solo se le exige pagar estos impuestos anualmente utilizando el formulario 944 en lugar de trimestralmente con el formulario 941.
• Formulario 5300, Solicitud de determinación para el plan de prestaciones para empleados.: 79% de empleadores Creemos que ofrecer prestaciones a los empleados es fundamental para atraer talento. Si está de acuerdo y desea ofrecer prestaciones a sus empleados, utilice el formulario 5300 para solicitar una carta de determinación favorable del IRS con respecto a la calificación de un plan de contribución definida o de prestaciones definidas.

• Formulario 5309, Solicitud para la determinación del plan de propiedad de acciones para empleados.Si ha considerado un plan de propiedad de acciones para empleados (ESOP), que otorga a sus trabajadores una participación en la propiedad de la empresa, primero debe presentar una solicitud mediante el formulario 5309 para asegurarse de que su plan cumple con los criterios del IRS.

A continuación se incluyen algunos formularios fiscales generales que las empresas pueden necesitar a lo largo del año para mantenerse al día con el IRS.

• Formulario 8822-B, Cambio de dirección o parte responsable: Envíe este formulario para notificar al IRS que su empresa ha cambiado de ubicación o de dirección postal. Este formulario también se utiliza para informar al IRS de un cambio en la identidad de la parte responsable de su empresa en un plazo de 60 días a partir del cambio.
• Formulario 7004, Solicitud de prórroga automática del plazo para presentar determinados impuestos sobre la renta de las empresas, información y otras declaraciones: Utilice el formulario 7004 para solicitar una prórroga automática del plazo para presentar su declaración de impuestos de empresa. Por lo general, debe presentarse en la fecha de vencimiento de la declaración correspondiente o antes. Puede haber diversas razones por las que haya pospuesto el pago de sus impuestos, pero una prórroga puede ayudarle a evitar o minimizar las multas por demora.
• Formulario 2210, Pago insuficiente del impuesto estimado por parte de personas físicas, patrimonios y fideicomisos: Si no paga sus impuestos estimados a tiempo o en su totalidad, deberá calcular su multa utilizando este formulario de impuestos para pequeñas empresas. Antes de verse obligado a presentar el formulario 2210, recuerde que tiene la opción de solicitar una prórroga para su declaración. Si desea impugnar una multa por pago, tiene derecho a solicitar Servicios de reducción del IRS.

Nota: Los agricultores y pescadores están exentos de los requisitos fiscales estimados habituales, tal y como se detalla en el formulario 2210-F.

Estos formularios fiscales para pequeñas empresas son menos comunes, pero pueden ser necesarios en determinadas circunstancias. Si no está seguro de qué formularios debe presentar, consulte con un asesor fiscal profesional quien pueda proporcionar aclaraciones y garantizar su buena reputación.

• Formulario 5329, Impuestos adicionales sobre planes calificados (incluidas las cuentas IRA) y otras cuentas con ventajas fiscales: Si su pequeña empresa ofrece un paquete de prestaciones, es posible que tenga que presentar el formulario 5329 para declarar impuestos adicionales sobre planes de jubilación calificados, cuentas IRA, contratos dotados modificados, cuentas Coverdell ESA, QTP, Archer MSA o HSA.
• Formulario 8283, Donaciones benéficas no monetarias: Utilice este formulario de impuestos comerciales para declarar donaciones benéficas no monetarias por un importe igual o superior a $500, con el fin de que la donación se deduzca de su declaración de impuestos. Hay tres categorías de contribuyentes que pueden necesitar presentar el formulario 8283:

1. Personas que han contribuido $500 o más en donaciones no monetarias
2. Asociaciones y el Sociedades anónimas de tipo S que han contribuido $5,000 o más en donaciones no monetarias
3. Sociedades anónimas que han contribuido $5,000 o más en donaciones no monetarias

Dado que la donación no es monetaria, los artículos deben tasarse a su valor justo de mercado (FMV) cuando usted prepare tus impuestos. Si planea utilizar el formulario 8283, asegúrese de conservar la documentación adecuada de su tasación para protegerse de una auditoría.

• Formulario 8606, Cuentas IRA no deducibles: Los propietarios de negocios con una cuenta IRA pueden utilizar el formulario 8606 para declarar sus contribuciones no deducibles, que se refiere a cualquier dinero que aportes a una cuenta IRA tradicional que tú no deducir en su declaración de impuestos. Aunque no los deduzca, debe declararlos en el formulario 8606; hacerlo le permitirá ahorrar dinero a largo plazo, ya que este formulario establece que el dinero ya ha sido gravado y, por lo tanto, no puede estar sujeto a impuestos en el momento de la distribución.

Para obtener ayuda con la preparación de los formularios fiscales de su pequeña empresa, contrate los servicios de un Profesional fiscal comunitario. Nuestro equipo de expertos fiscales puede ayudarle a minimizar las obligaciones fiscales de su empresa, cumplir con todos los plazos federales y mantener el cumplimiento con el IRS.