¿Qué es el Formulario 940 del IRS?
El Formulario 940 se utiliza para declarar el impuesto anual de la Ley Federal de Impuestos de Desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) del empleador. Junto con los sistemas estatales de impuestos por desempleo, el impuesto FUTA proporciona fondos para pagar la compensación por desempleo a los asalariados que han perdido sus empleos.
¿Qué es el impuesto FUTA?
El impuesto FUTA es pagado únicamente por los empleadores y ninguno de los impuestos se deduce de los salarios de los empleados. El impuesto FUTA se aplica a los primeros $7,000 de salarios pagados a cada empleado durante un año natural después de restar los pagos exentos del impuesto FUTA. Para obtener más información sobre el impuesto FUTA y los salarios exentos, consulte la Publicación 15 del IRS (también conocida como la Circular E), así como las Publicaciones 15a y 15b del IRS.
La tasa impositiva federal FUTA en el (2020) fue del 6%, aunque muchas empresas pueden haber calificado para un crédito fiscal que la redujo al 0.6%. Tenga en cuenta que esta tasa puede ser diferente a nivel estatal. Para obtener ayuda con los créditos fiscales y los gravámenes estatales, comuníquese con un profesional de Community Tax que pueda ayudarle.
¿Quién debe presentar el Formulario 940?
En general, la mayoría de los empleadores están obligados a presentar el Formulario 940 si:
- Pagaron salarios de $1,500 a cualquier empleado W-2, O
- Contrataron a uno (o más) empleados W-2 a tiempo completo o parcial durante al menos 20 semanas del año pasado
Existen otras especificidades que se aplican a los empleadores de Empleados de Hogar y Empleados Agrícolas.
¿Quién está exento del Formulario 940?
Las organizaciones sin fines de lucro exentas de impuestos, las organizaciones religiosas y otras empresas acreditadas descritas en la Sección 501(c)(3) del IRC no están sujetas al impuesto FUTA y no tienen que presentar este formulario.
Los empresarios que emplean a contratistas independientes bajo el Formulario 1099 no están sujetos a impuestos obligatorios sobre la nómina, incluidos el impuesto FUTA y el impuesto FICA, y por lo tanto no necesitan presentar el Formulario 940.
¿Cuándo vence el Formulario 940?
La fecha límite para presentar el Formulario 940 para cualquier año calendario es el 31 de enero del año siguiente. 31 de enero de 2020.
Cómo calcular el impuesto FUTA en el Formulario 940
Los empleadores pueden recibir un crédito por los montos pagados a un fondo estatal de desempleo antes del 31 de enero. El impuesto FUTA será más alto si un empleador no paga el impuesto estatal de desempleo antes de la fecha de vencimiento del Formulario 940, por lo que es aconsejable hacer pagos trimestrales estimados.
Aunque el Formulario 940 siempre se basa en un año natural, es posible que un empleador tenga que hacer depósitos de impuestos FUTA antes de presentar el formulario. Si su impuesto FUTA es de $500 o menos en un trimestre, entonces no se requiere un depósito.
Sin embargo, debe trasladar esa obligación al siguiente trimestre hasta que su impuesto acumulado sea superior a $500, después de lo cual debe hacer el depósito por el total acumulado a más tardar el último día del mes siguiente al final del trimestre.
Por lo tanto, cada vez que un empleador alcanza el monto mínimo en impuestos anuales estimados, se requiere un depósito en el trimestre correspondiente para recibir la tasa impositiva reducida. Los depósitos deben hacerse de manera oportuna para evitar penalizaciones e intereses.
Si el empleador no pagó el impuesto estatal de desempleo, o si los salarios estaban exentos del impuesto estatal de desempleo, entonces el impuesto FUTA puede aumentar a un 5.4% adicional de los primeros $7,000 de salario por empleado. La tasa impositiva de FUTA también puede aumentar si un empleador opera en un "estado de reducción de crédito".
Nota: El Formulario 940 no tiene una línea relativa al "crédito estatal" porque no es un crédito fiscal per se, pero la Parte 1 de este formulario muestra información específica del estado en relación con el estado o estados a los que un empleador remite el impuesto estatal de desempleo. Repasaremos las instrucciones de presentación para el Formulario 940 del IRS a continuación.
Instrucciones del Formulario 940 del IRS
El Formulario 940 se puede desglosar de la siguiente manera:
La primera sección es básicamente información sobre la entidad empleadora.
- La Parte 1 es para información específica del estado y, dependiendo de las circunstancias, es posible que el empleador tenga que completar y presentar el Anexo A (Formulario 940).
- La parte 2 es el cálculo real del impuesto FUTA.
- La Parte 3 calcula cualquier adición al impuesto FUTA que pueda determinarse de acuerdo con la información relevante específica del estado.
- La Parte 4 describe el impuesto FUTA, los depósitos realizados durante el año y cualquier saldo adeudado con el Formulario 940, o cualquier pago en exceso aplicado a la declaración del año siguiente.
- La Parte 5 es un resumen de la obligación fiscal de FUTA por trimestre.
- Las partes 6 y 7 contienen información sobre el preparador pagado (si lo hay) y la parte responsable del empleador.
Cómo presentar el Formulario 940
El lugar donde presente el Formulario 940 depende del estado en el que opere la empresa y de si está haciendo un pago con la declaración. Tiene dos opciones diferentes para presentar el Formulario 940 ante el IRS:
- Puede presentar electrónicamente usando el Sistema de Pago Electrónico del Impuesto Federal del IRS (EFTP, por sus siglas en inglés).
- Enviar el formulario por correo utilizando los estados y direcciones que figuran en las Instrucciones del Formulario 940 del IRS.
La diferencia entre el Formulario 940 y el Formulario 941
Mientras que el Formulario 940 se utiliza para declarar el impuesto anual de desempleo de un empleador, el Formulario 941 se utiliza para declarar los impuestos trimestrales sobre la nómina. Los impuestos declarados en este último incluyen:
- El impuesto FUTA
- La retención del impuesto federal sobre los ingresos
- La retención de impuestos FICA para el Seguro Social y Medicare
Estos formularios de impuestos para pequeñas empresas y sus fechas límite a menudo se confunden por su similitud. Para más información sobre impuestos de nómina, o cualquier otro tipo de asistencia fiscal, ¡contacte con Community Tax para una consulta GRATUITA!
El código fiscal del IRS puede ser difícil de navegar, pero nuestro equipo de contadores públicos, preparadores de impuestos y profesionales pueden proporcionar las soluciones fiscales que usted necesita para asegurar que su negocio continúe creciendo y mantenerse alejado de los problemas con el IRS.
