¿Cuánto tiempo debe conservar los registros comerciales?

Hay mucho que hacer cuando se tiene un negocio propio: inventario, nóminas, licencias comerciales y, por supuesto, registros fiscales. Pero, ¿cuánto tiempo es necesario conservar los documentos en papel y tener los archivadores a rebosar? Según el IRS...’ política de retención de registros, Debe conservar los registros fiscales de su empresa durante un periodo de entre 3 y 7 años, dependiendo del tipo de registro y de la fecha en que haya presentado su declaración de impuestos.

¿Por qué es necesario conservar los registros comerciales durante tanto tiempo después de haber presentado la declaración de impuestos? Por un lado, si el IRS decide realizar una auditoría de su empresa, querrá ver pruebas documentadas de conceptos como los gastos de la empresa, las declaraciones de impuestos, las deducciones reclamadas, etc. Si no tiene esta información archivada y organizada, su empresa podría enfrentarse a importantes sanciones económicas, e incluso penales.

Analicemos más detenidamente los diferentes tipos de registros fiscales y cuánto tiempo debe conservar los registros comerciales para garantizar que su empresa esté protegida en caso de una auditoría. ¿Necesita respuestas rápidas? Utilice los enlaces siguientes para navegar por cada tema.

• ¿Por qué debo llevar registros fiscales de mi negocio?
• ¿Cuánto tiempo se deben conservar los registros fiscales de una empresa?
• ¿Qué registros comerciales debo conservar?
• Consejos para el mantenimiento de registros en su empresa
• ¿Qué sucede si mi empresa es auditada sin los registros adecuados?
• Dedique menos tiempo a organizar los registros fiscales de su empresa.

Además de ser una medida de precaución en caso de una auditoría del IRS, hay muchas otras razones por las que es importante que su empresa mantenga registros fiscales y financieros de alta calidad, entre ellas:

• Cumplimiento de la ley
• Previsión financiera
• Elaboración de presupuestos
• Planificación empresarial
• Preparación de impuestos

Como regla general, debe conservar los registros fiscales de su empresa durante un mínimo de tres años, de acuerdo con la norma del periodo de prescripción del IRS. Debe conservar su declaración y los registros fiscales de su empresa durante tres años a partir de la fecha en que presentó la declaración original o dos años después de haber pagado los impuestos de dicha declaración, lo que sea posterior. Pero tenga en cuenta que, en otras situaciones fiscales, como no declarar los ingresos que debería haber declarado o no presentar una declaración, es posible que se le exija conservar sus registros durante más tiempo.

¿Por qué tres años?

Según la Página del IRS para pequeñas empresas, existe una regla de plazo de prescripción que limita el período de auditoría del IRS a tres años después de presentar la declaración de impuestos, para la mayoría de las situaciones fiscales. Sin embargo, en la mayoría de los asuntos fiscales, hay algunos excepciones a la regla de los 3 años que obligaría a su empresa a conservar los registros fiscales durante más tiempo, o incluso de forma indefinida.

Excepciones a la regla de los tres años

Antes de desechar cualquier registro financiero relacionado con impuestos, tenga en cuenta estas excepciones:

• Si no declaró ingresos imponibles en la declaración del año anterior, y es superior a 25% de sus ingresos brutos, conserve los registros durante 6 años después de presentar su declaración, o hasta la fecha de vencimiento de dicha declaración (lo que sea posterior).
• Si no presentó una declaración de impuestos, debe conservar los registros fiscales de su empresa de forma indefinida.
• Si presentó una declaración fraudulenta o inexacta, debe conservar los registros fiscales de su empresa de forma indefinida.
• Si su empresa tiene obligaciones fiscales en materia de empleo, Conserve sus registros fiscales laborales durante al menos cuatro años después de haber pagado los impuestos o de la fecha en que vencían (lo que sea posterior).

Conclusión principal: Si no estás seguro de si necesitas conservar un registro fiscal o un estado financiero específico, simplemente archívalo para guardarlo. O mejor aún, consulta a un profesional de impuestos para que te ayude a eliminar el papeleo innecesario e identificar exactamente qué documentos debes conservar; tus abarrotados archivadores te lo agradecerán.

Ahora que ya sabe por qué es importante archivar sus registros financieros y cuánto tiempo debe conservar los registros fiscales de su empresa, veamos más de cerca el tipos de registros que se deben conservar.

Ingresos brutos

Ingresos brutos Indique los ingresos totales que ha recibido su empresa durante un periodo de tiempo determinado, incluidos los ingresos ajenos a la actividad comercial habitual, como los ingresos por intereses, dividendos y devoluciones de impuestos. Algunos ejemplos de registros de ingresos brutos son:

• Cintas de caja registradora
• Información sobre depósitos
• Libros de recibos
• Facturas
• Formulario 1099-MISC

Compras

Las compras son, básicamente, el inventario de tu negocio: los artículos que compras y luego vendes a tus clientes. Esto incluye las materias primas que pueden utilizarse para fabricar el producto que vendes. Incluye estos documentos en tu categoría de compras:

• Estados de cuenta de tarjetas de crédito
• Facturas
• Cheques cancelados con el beneficiario, el importe y el comprobante de pago.

Gastos

Los gastos son costos. aparte de compras en las que pueda incurrir su empresa. Algunos ejemplos de gastos empresariales pueden ser el alquiler y las facturas de servicios públicos. Presente los siguientes documentos para su registro de gastos.

• Cheques cancelados
• Estados de cuenta
• Comprobantes de caja chica

Gastos de viaje y regalos

Los gastos de viaje y regalos también pueden incluir los gastos de transporte y entretenimiento relacionados con la actividad empresarial. Estos gastos suelen requerir una documentación algo más exhaustiva que otras deducciones, ya que la relación con los beneficios empresariales puede ser menos clara que en el caso de otros gastos operativos. Algunos ejemplos de gastos de viaje, transporte, entretenimiento y regalos que su empresa debe conservar son:

• Recibos con fecha, importe y finalidad comercial.
• Seguimiento del kilometraje si se deducen los gastos de funcionamiento del vehículo.

Activos

Los activos se refieren a los bienes que su empresa posee y utiliza para operar, lo que puede incluir terrenos, equipos y mobiliario. Dado que el valor de estos artículos puede depreciarse con el tiempo, su documentación deberá reflejar la tasa de ganancia o pérdida de valor cuando se vendió el activo. Su documentación sobre los activos debe contener los siguientes detalles:

• Historial de activos
• Fecha y precio de compra
• Uso de activos
• Fecha y precio de venta
• Facturas de compra y venta 

Guarde siempre los recibos, extractos bancarios, facturas y documentos que justifiquen una deducción fiscal, un crédito o unos ingresos que aparecerán en su declaración de impuestos. 

Impuestos sobre el empleo

Los registros fiscales relacionados con el empleo tienen su propio conjunto de reglas que deben seguirse, así que asegúrese de consultar el IRS. Mantenimiento de registros para empleadores guía para garantizar que su empresa cumpla con la normativa. Los siguientes registros fiscales relacionados con el empleo deben conservarse durante al menos cuatro años:

• Registros de nómina
• Registros fiscales

El IRS no siempre tiene razón, por eso es tan importante llevar registros fiscales. No llevar este tipo de registros podría acabar complicando las obligaciones fiscales de su empresa en materia de empleo si el IRS considera que no ha pagado los impuestos correspondientes. Si se encuentra en una situación de incumplimiento de las obligaciones fiscales en materia de empleo, puede consultar a un profesional para que le ayude a recopilar la documentación adecuada para su empresa y sus empleados.

Declaraciones de impuestos

Debe conservar los registros fiscales presentados en años anteriores, además de los gastos comerciales y los documentos relevantes para su futura preparación de impuestos.

Estados de cuenta bancarios

Los estados de cuenta bancarios y de tarjetas de crédito son fuentes clave de información si alguna vez el IRS audita tu negocio. Además, te brindan información financiera útil que puede ayudarte a administrar mejor tu negocio. Afortunadamente, la mayoría de los bancos emiten estados de cuenta bancarios detallados en línea que te permiten identificar fácilmente los fondos entrantes y salientes, lo que ayuda a reducir el espacio de almacenamiento y los dolores de cabeza organizativos.

¡Uf! Son muchos registros que manejar, organizar y conservar. Pero, como ya sabes, las sanciones por no incurrir El registro adecuado de los datos financieros de su empresa es mucho más importante. Si no está seguro de cómo abordar el mantenimiento de registros, considere la posibilidad de contratar a un experto en contabilidad para garantizar que todos sus registros estén impecables y sean fácilmente accesibles en caso de una auditoría.

He tirado un recibo, ¿puedo seguir obteniendo una deducción fiscal?

Cualquiera Las deducciones comerciales en su declaración de impuestos pueden ser objeto de investigación durante una auditoría, por lo que es mejor tener toda la documentación a mano si planea solicitar una deducción fiscal. Sin la documentación adecuada, el IRS podría desestimar una deducción solicitada y usted será responsable de compensar el saldo si esto termina afectando su factura de impuestos.

Nota: Si el gasto es inferior a $75 y usted puede proporcionar el importe del gasto, dónde y cuándo se realizó la compra, y el propósito comercial del gasto, el IRS aún puede aceptar su deducción.

¿Cuál es la mejor manera de guardar los registros fiscales de mi empresa?

Debes conservar varias versiones de tus registros fiscales empresariales, incluidas copias digitales y en papel. Puedes utilizar un sistema de almacenamiento en la nube para organizar tus registros financieros por año, así como archivadores metálicos analógicos o cajas ignífugas para mantener en orden tus documentos en papel antiguos. Lo más importante que debes tener en cuenta es que debes hacer copias de seguridad de tus documentos para asegurarte de que tienes todo lo necesario para respaldarte en una auditoría y ayudarte a gestionar mejor las finanzas de tu empresa en general.

¿Cómo documento correctamente los recibos para las deducciones?

El IRS acepta tanto copias digitales de los recibos como los registros originales, siempre y cuando muestren claramente los datos correctos correspondientes a sus ingresos y gastos. Dependiendo del tipo de recibo, es posible que tenga que registrar diferentes datos, especialmente si tiene previsto solicitar alguna deducción por el gasto.

Por ejemplo, si solicita una deducción por una comida de negocios, deberá incluir la siguiente información junto con sus recibos y registros.

• Fecha y hora en que se realizó la comida.
• Objetivo de la comida de negocios
• Breve resumen de la discusión comercial.
• Nombres y ocupaciones de las personas que asistieron a la comida de negocios.

Una vez más, tenga en cuenta que cada tipo de deducción puede requerir documentación diferente o adicional, pero, en general, debe incluir los siguientes datos en todos sus registros:

• Recibo con fecha e importe
• Objetivo comercial/beneficio del gasto

¿Qué sucede si mis registros fiscales empresariales se destruyen en un desastre?

Aunque lo más recomendable es conservar varias copias de los registros fiscales de su empresa (por ejemplo, copias digitales y en papel), los accidentes ocurren. Si sus documentos importantes se ven afectados por un desastre, como una inundación, un incendio o un robo, es posible que no pueda proporcionar la información necesaria para presentar las próximas deducciones o responder a una auditoría del IRS.

Si te encuentras en esta situación, es importante que: documentar inmediatamente el desastre presentando una reclamación al seguro en la que se detallen los daños. Del mismo modo, también puede solicitar ayuda por desastre a través de la FEMA o la Administración de Pequeñas Empresas. De esta manera, el IRS tendrá pruebas de que su negocio se ha visto afectado por un desastre, lo que indica que es posible que no pueda proporcionar cierta documentación o que haya sufrido una pérdida que podría reclamar en su próxima declaración de impuestos. El IRS necesitará estimaciones precisas de la pérdida para aprobar las deducciones relacionadas con el desastre y ayudar con los casos de préstamos y subvenciones.

Además de documentar el desastre presentando una reclamación y tomando fotografías de los daños, también debe solicitar las transcripciones de su declaración de impuestos por si las necesita para una auditoría.

¿Cuánto tiempo debo conservar los registros comerciales después del cierre?

En algún momento, es posible que desee cerrar su negocio y retirarse de la propiedad de una pequeña empresa. Ya sea que haya estado en el negocio solo unos años o cincuenta, es probable que haya generado una gran cantidad de papeleo, desde declaraciones de impuestos antiguas hasta registros de nómina y tal vez incluso estados de cuenta de pensiones. Dependiendo del tipo de registro, es posible que deba conservarlo entre 3 años y de forma indefinida después de haber cerrado su negocio.

Los registros comerciales, como los registros de indemnización laboral, patentes y marcas registradas, y licencias comerciales, deben conservarse durante el mayor tiempo posible. Por su parte, documentos como declaraciones de impuestos y registros antiguos pueden conservarse entre 3 y 7 años, dependiendo del tipo de registro y de la situación fiscal de la empresa.

Pista: El plazo de prescripción de tres años también se aplica en este caso. ¿No está seguro de si puede eliminar su colección de documentos? Consulte con un profesional de la contabilidad antes de deshacerse de cualquier registro importante que usted o cualquier agente de cumplimiento (como el IRS o las compañías de seguros) puedan solicitar más adelante.

¿Cómo elimino correctamente los registros fiscales de la empresa?

Una vez que haya superado el plazo de 3 a 7 años para conservar los registros fiscales de su empresa, es posible que esté listo para deshacerse de esas pilas de papeles y tirarlos a la basura. Pero antes de limpiar su oficina de todo el papeleo extra, le recomendamos que siga los dos pasos siguientes.

• Verificar dos veces que cualquier persona relacionada con su negocio (su banco o compañía de seguros, por ejemplo) esté de acuerdo con que usted deseche los documentos. Es posible que los necesiten para una reclamación pendiente u otro asunto, por lo que es mejor consultarles primero.
• Deseche sus registros de manera adecuada. triturándolos, en lugar de tirarlos a la basura o reciclarlos. Sus declaraciones de impuestos antiguas y otros registros financieros contienen una gran cantidad de datos personales y financieros, así que haga todo lo posible para garantizar la protección de su información desechando sus registros de manera responsable.

Las pequeñas empresas son mucho más propensas a ser objeto de una auditoría del IRS que el contribuyente medio, por lo que es importante asegurarse de que su empresa esté siempre preparada en caso de una auditoría. Si recibe una notificación de auditoría, deberá reunir todos los registros fiscales y la información financiera relevante que tenga. de tener acceso a.

A partir de ahí, deberá pasar por el proceso de auditoría. Muchas empresas optan por trabajar con un soluciones fiscales proveedor para minimizar el impacto de una auditoría y representarlos ante el IRS.

Administrar una pequeña empresa no es una profesión para personas débiles de corazón. Desde largas jornadas en la oficina hasta calcular cifras e identificar oportunidades de crecimiento, decir que tu agenda está saturada sería quedarse corto. Es fácil dejarse llevar por la lista de tareas pendientes, pero administrar adecuadamente las finanzas y los registros fiscales de tu empresa debería ser tan prioritario como perfeccionar tu oficio o capacitar a tus empleados.

Los expertos de Community Tax están aquí para ayudarle a liberar tiempo en su agenda para que pueda dedicarlo a lo que realmente le importa. realmente importante para usted y para la longevidad de su negocio. Dedique más tiempo a aumentar las ganancias, generar clientes potenciales y perfeccionar las operaciones comerciales, mientras nuestro equipo de agentes registrados, contadores públicos certificados y contadores le ayuda a archivar sus documentos financieros, preparar informes, gestionar las nóminas y mucho más.

¿Lo mejor de todo? Nuestros servicios de resolución de negocios siempre lo mantienen informado, por lo que puede participar tanto como desee, mientras que el equipo de profesionales fiscales que se le asigne trabaja diariamente en su cuenta. Llámenos para comenzar su consulta fiscal gratuita.