Después de cumplir con las exigencias del Tío Sam y presentar todos tus documentos fiscales antes de la fecha límite del 15 de abril, probablemente te preguntes qué hacer con todos tus registros fiscales. Esta es una pregunta común que mucha gente se hace, porque nunca se sabe cuándo el IRS puede llamar a tu puerta para pedirte información adicional. Antes de intentar llevar un estilo de vida minimalista y ordenar tu casa tirando todas esas pilas de papeles, detente un momento. Algunos de tus registros fiscales deben conservarse durante años, o incluso indefinidamente, en el futuro.
Así que prepárese para hacer espacio en su archivador y empezar a organizar. A continuación, repasaremos cuánto tiempo debe conservar sus registros fiscales y por qué.
¿Por qué debo conservar mis registros fiscales?
Antes de profundizar en qué registros fiscales debe conservar y durante cuánto tiempo, es importante saber por qué. Desde la antigua Roma hasta Grecia y Egipto, y más allá, la recaudación de impuestos se ha arraigado en la sociedad durante siglos. Sin impuestos, gran parte de nuestras obras públicas no existirían, como escuelas, autopistas, parques y mucho más. Aunque nunca es agradable ver cómo una gran parte de nuestro sueldo se destina a impuestos, estos son necesarios.
Por eso la recaudación de impuestos es tan importante y por eso el IRS hace todo lo posible para asegurarse de que todos los contribuyentes estadounidenses paguen al sistema. La razón principal por la que las personas conservan sus registros fiscales es por si el IRS decidiera auditarlos. Si el IRS detecta, o incluso sospecha, alguna actividad fiscal fraudulenta, te buscará y te pedirá explicaciones. Las auditorías del IRS son estresantes, caras y requieren mucho tiempo.
Por lo tanto, para evitar una auditoría del IRS, es mejor conservar cualquier formulario relacionado con los impuestos y sus ingresos personales. Si recibe una auditoría del IRS, puede solicitar ayuda a un representante de Community Tax. Nuestro servicios de resolución de impuestos creará un plan de pago y le ayudará a cumplir con todas las regulaciones del IRS.
Los registros fiscales también resultarán útiles por otros motivos no relacionados con los impuestos. Por ejemplo, si desea solicitar una tarjeta de crédito, es posible que el acreedor le pida una prueba de ingresos para asignarle un límite de gasto adecuado. Y si desea solicitar un préstamo, los prestamistas le pedirán una prueba de ingresos para asegurarse de que puede pagarlo.
¿Qué registros fiscales debo conservar?
Una vez que termina la temporada de impuestos, lo último en lo que quieres pensar es en los impuestos, lo que puede llevarte a tirar todo a la basura. Antes de pasar esos documentos por la trituradora, asegúrate de no destruir aquellos que puedas necesitar en el futuro en caso de una auditoría. A continuación, encontrarás varias categorías con documentos fiscales importantes que debes conservar.
Documentos para acreditar sus ingresos
Si el IRS viene a auditarte, lo más probable es que empiece por buscar tus comprobantes de ingresos. Si el IRS detecta alguna discrepancia entre los ingresos que declaraste y los ingresos que figuran en tus formularios W2 y 1099, se activará una alarma que puede desencadenar una auditoría del IRS. Para evitar complicaciones, asegúrate de conservar estos formularios:
- Formulario W2 del IRS: Su formulario W2 es utilizado por los empleadores para documentar cuántos ingresos, impuestos de Medicare e impuestos del Seguro Social le han retenido a lo largo del año. Su formulario W2 le permite declarar sus ingresos, lo que le resultará útil si el IRS le solicita pruebas.
- Formulario 1099-MISC del IRSEl formulario 1099-MISC se utiliza para declarar ingresos varios. Si usted es autónomo, contratista o ha obtenido ingresos a través de regalos, premios, alquileres u otras formas de ingresos, deberá declararlos aquí.
- Formulario 1065 del IRS, Anexo K-1El Anexo K-1 se utiliza para declarar las ganancias y pérdidas, así como los créditos y deducciones, de su socio si usted forma parte de una sociedad comercial.
- Estados de cuenta bancarios: Debe organizar y guardar todos sus estados de cuenta bancarios cuando los reciba. Estos servirán como buena prueba de ingresos y mostrarán en qué se gastó su dinero.
Registros de inversiones y estados de cuenta de corretaje: Estos registros se utilizan para mostrar las ganancias o pérdidas de capital que haya obtenido a lo largo del año a través de los valores que haya comprado.
Documentos para comprobar sus deducciones y gastos
Una forma de ahorrar dinero al presentar la declaración de impuestos es detallando las deducciones. Deducciones fiscales Reduzca sus ingresos anuales imponibles, lo que significa que se deducirán ciertos gastos que haya realizado a lo largo del año. Sin embargo, si no proporciona pruebas precisas de estas deducciones, el IRS podría venir a buscarlo. Por ejemplo, si tiene un negocio y el IRS observa que está deduciendo mucho dinero por comidas de negocios o eventos, podría sospechar y pedirle pruebas.
Aquí tienes una lista de documentos que debes conservar para justificar tus deducciones y gastos anuales:
- Recibos de gastos
- Recibos de donaciones benéficas
- Pérdidas por juegos de azar
- Prueba de pago, como un cheque cancelado.
- Facturas
- Registro de kilometraje
- Registros de transporte, entretenimiento y viajes
En el sitio web del IRS se puede encontrar una lista más completa de los documentos que debe conservar para justificar sus deducciones. aquí. Para asegurarte de que declaras correctamente todos tus gastos y deducciones, considera la posibilidad de pedir ayuda a servicios especializados de preparación de impuestos. Los servicios de preparación de impuestos pueden ayudarle a presentar su declaración. Formulario 1040, Anexo A con precisión y puntualidad.
Documentos para acreditar los gastos del hogar y las aportaciones a la cuenta de jubilación
La mayoría de los pagos de gastos domésticos y las aportaciones a cuentas de jubilación también se pueden deducir. Por ello, también necesitarás pruebas para demostrar al IRS que no estás intentando estafarlo. Ve sobre seguro y conserva estos documentos:
- Estados de cuenta del plan de jubilación para cuentas 401(k) y aportaciones Roth IRA indicadas en Formulario 5498 del IRS
- Comprobante de pago de su vivienda
- Prueba de seguro de hogar
- Declaración final si vendiste tu casa
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros fiscales?
Como puede ver, hay muchos registros fiscales que es importante conservar. Pero, ¿durante cuánto tiempo hay que guardarlos? La respuesta varía. Sin embargo, el IRS tiene un plazo de prescripción que les permite regresar dentro de los últimos tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración de impuestos. Este plazo le permitirá modificar su declaración y realizar cualquier corrección, así como solicitar deducciones y créditos fiscales que pueda haber omitido.
Sin embargo, si el IRS encuentra un error sustancial, puede retroceder aún más, o indefinidamente.
Documentos fiscales que debe conservar durante 3 años
Como se mencionó anteriormente, el IRS tiene tres años para realizar una auditoría si encuentra algún error en sus declaraciones de impuestos que levante sospechas. Los documentos que debe conservar son aquellos que respaldan su comprobante de ingresos, los créditos y deducciones que ha reclamado, y los registros relacionados con las aportaciones para la jubilación y las cuentas de ahorro para la universidad.
Documentos fiscales que debe conservar durante 6 años
El IRS también puede auditarte en cualquier momento dentro de los últimos 6 años si detecta que no has declarado 25 por ciento de tus ingresos. En el caso de los contratistas, los autónomos o quienes tienen varios trabajos y deben llevar un registro de numerosos formularios 1099, este error puede ocurrir. Por lo tanto, si tienes varios trabajos, guarda todos tus formularios 1099, los gastos comerciales que dedujiste y los recibos como prueba.
Documentos fiscales que debe conservar durante 7 años
Si alguna vez ha realizado una mala inversión que le ha hecho perder una gran suma de dinero, conserve los registros fiscales durante 7 años. El IRS tiene 7 años para auditarle si ha presentado una reclamación por una deducción por pasivo incorrecta o ha tenido pérdidas por valores sin valor, como invertir en acciones que se han desplomado.
Documentos fiscales que debe conservar indefinidamente
En determinadas circunstancias, el IRS tiene un tiempo indefinido para auditarte. Uno de estos casos es si nunca has presentado una declaración de impuestos. Si nunca has presentado una declaración de impuestos mientras obtenías ingresos, el IRS puede llamar a tu puerta incluso décadas después de haber recibido tus pagos. Por lo tanto, guarda copias de todos los recibos de sueldo, extractos bancarios y otras pruebas de ingresos si nunca has presentado una declaración de impuestos.
Además, declaraciones de impuestos fraudulentas puede ser auditado indefinidamente. Si mintió en su declaración de impuestos o incluso cometió un error por descuido que no fue corregido, el IRS puede localizarlo y exigirle el pago.
¿Cómo debo guardar mis registros fiscales?
Con todos estos documentos por toda la casa, es fácil desorganizarse. Una forma de mantener el orden es comprar un archivador con separadores para clasificar los documentos por año y categoría, como recibos, declaraciones de impuestos o extractos bancarios. Otra forma conveniente de organizar tus registros fiscales es digitalizarlos y almacenarlos en una plataforma basada en la nube. De esta manera, te asegurarás de que tus documentos importantes nunca se pierdan, sean robados o destruidos. Y en el caso de documentos importantes, como tu número de seguro social, testamentos, fideicomisos, compras de vivienda y actas de nacimiento, lo mejor es guardarlos en cajas de seguridad resistentes al fuego y al agua.
Puntos clave para conservar tus registros fiscales
Los impuestos son una constante en la vida con la que siempre se puede contar. Aunque son un motivo importante de dolores de cabeza, especialmente durante la temporada de impuestos, es importante conservarlos archivados por si el IRS decide realizar una auditoría. En resumen: conserve todos los registros fiscales durante al menos tres años y, en determinados casos, guárdelos durante seis o siete años, o incluso de por vida.
Después de cumplir con las exigencias del Tío Sam y presentar todos tus documentos fiscales antes de la fecha límite del 15 de abril, probablemente te preguntes qué hacer con todos tus registros fiscales. Esta es una pregunta común que mucha gente se hace, porque nunca se sabe cuándo el IRS puede llamar a tu puerta para pedirte información adicional. Antes de intentar llevar un estilo de vida minimalista y ordenar tu casa tirando todas esas pilas de papeles, detente un momento. Algunos de tus registros fiscales deben conservarse durante años, o incluso indefinidamente, en el futuro.
Así que prepárese para hacer espacio en su archivador y empezar a organizar. A continuación, repasaremos cuánto tiempo debe conservar sus registros fiscales y por qué.
¿Por qué debo conservar mis registros fiscales?
Antes de profundizar en qué registros fiscales debe conservar y durante cuánto tiempo, es importante saber por qué. Desde la antigua Roma hasta Grecia y Egipto, y más allá, la recaudación de impuestos se ha arraigado en la sociedad durante siglos. Sin impuestos, gran parte de nuestras obras públicas no existirían, como escuelas, autopistas, parques y mucho más. Aunque nunca es agradable ver cómo una gran parte de nuestro sueldo se destina a impuestos, estos son necesarios.
Por eso la recaudación de impuestos es tan importante y por eso el IRS hace todo lo posible para asegurarse de que todos los contribuyentes estadounidenses paguen al sistema. La razón principal por la que las personas conservan sus registros fiscales es por si el IRS decidiera auditarlos. Si el IRS detecta, o incluso sospecha, alguna actividad fiscal fraudulenta, te buscará y te pedirá explicaciones. Las auditorías del IRS son estresantes, caras y requieren mucho tiempo.
Por lo tanto, para evitar una auditoría del IRS, es mejor conservar cualquier formulario relacionado con los impuestos y sus ingresos personales. Si recibe una auditoría del IRS, puede solicitar ayuda a un representante de Community Tax. Nuestro servicios de resolución de impuestos creará un plan de pago y le ayudará a cumplir con todas las regulaciones del IRS.
Los registros fiscales también resultarán útiles por otros motivos no relacionados con los impuestos. Por ejemplo, si desea solicitar una tarjeta de crédito, es posible que el acreedor le pida una prueba de ingresos para asignarle un límite de gasto adecuado. Y si desea solicitar un préstamo, los prestamistas le pedirán una prueba de ingresos para asegurarse de que puede pagarlo.
¿Qué registros fiscales debo conservar?
Una vez que termina la temporada de impuestos, lo último en lo que quieres pensar es en los impuestos, lo que puede llevarte a tirar todo a la basura. Antes de pasar esos documentos por la trituradora, asegúrate de no destruir aquellos que puedas necesitar en el futuro en caso de una auditoría. A continuación, encontrarás varias categorías con documentos fiscales importantes que debes conservar.
Documentos para acreditar sus ingresos
Si el IRS viene a auditarte, lo más probable es que empiece por buscar tus comprobantes de ingresos. Si el IRS detecta alguna discrepancia entre los ingresos que declaraste y los ingresos que figuran en tus formularios W2 y 1099, se activará una alarma que puede desencadenar una auditoría del IRS. Para evitar complicaciones, asegúrate de conservar estos formularios:
- Formulario W2 del IRS: Su formulario W2 es utilizado por los empleadores para documentar cuántos ingresos, impuestos de Medicare e impuestos del Seguro Social le han retenido a lo largo del año. Su formulario W2 le permite declarar sus ingresos, lo que le resultará útil si el IRS le solicita pruebas.
- Formulario 1099-MISC del IRSEl formulario 1099-MISC se utiliza para declarar ingresos varios. Si usted es autónomo, contratista o ha obtenido ingresos a través de regalos, premios, alquileres u otras formas de ingresos, deberá declararlos aquí.
- Formulario 1065 del IRS, Anexo K-1El Anexo K-1 se utiliza para declarar las ganancias y pérdidas, así como los créditos y deducciones, de su socio si usted forma parte de una sociedad comercial.
- Estados de cuenta bancarios: Debe organizar y guardar todos sus estados de cuenta bancarios cuando los reciba. Estos servirán como buena prueba de ingresos y mostrarán en qué se gastó su dinero.
Registros de inversiones y estados de cuenta de corretaje: Estos registros se utilizan para mostrar las ganancias o pérdidas de capital que haya obtenido a lo largo del año a través de los valores que haya comprado.
Documentos para comprobar sus deducciones y gastos
Una forma de ahorrar dinero al presentar la declaración de impuestos es detallando las deducciones. Deducciones fiscales Reduzca sus ingresos anuales imponibles, lo que significa que se deducirán ciertos gastos que haya realizado a lo largo del año. Sin embargo, si no proporciona pruebas precisas de estas deducciones, el IRS podría venir a buscarlo. Por ejemplo, si tiene un negocio y el IRS observa que está deduciendo mucho dinero por comidas de negocios o eventos, podría sospechar y pedirle pruebas.
Aquí tienes una lista de documentos que debes conservar para justificar tus deducciones y gastos anuales:
- Recibos de gastos
- Recibos de donaciones benéficas
- Pérdidas por juegos de azar
- Prueba de pago, como un cheque cancelado.
- Facturas
- Registro de kilometraje
- Registros de transporte, entretenimiento y viajes
En el sitio web del IRS se puede encontrar una lista más completa de los documentos que debe conservar para justificar sus deducciones. aquí. Para asegurarte de que declaras correctamente todos tus gastos y deducciones, considera la posibilidad de pedir ayuda a servicios especializados de preparación de impuestos. Los servicios de preparación de impuestos pueden ayudarle a presentar su declaración. Formulario 1040, Anexo A con precisión y puntualidad.
Documentos para acreditar los gastos del hogar y las aportaciones a la cuenta de jubilación
La mayoría de los pagos de gastos domésticos y las aportaciones a cuentas de jubilación también se pueden deducir. Por ello, también necesitarás pruebas para demostrar al IRS que no estás intentando estafarlo. Ve sobre seguro y conserva estos documentos:
- Estados de cuenta del plan de jubilación para cuentas 401(k) y aportaciones Roth IRA indicadas en Formulario 5498 del IRS
- Comprobante de pago de su vivienda
- Prueba de seguro de hogar
- Declaración final si vendiste tu casa
¿Cuánto tiempo debo conservar los registros fiscales?
Como puede ver, hay muchos registros fiscales que es importante conservar. Pero, ¿durante cuánto tiempo hay que guardarlos? La respuesta varía. Sin embargo, el IRS tiene un plazo de prescripción que les permite regresar dentro de los últimos tres años a partir de la fecha en que presentó su declaración de impuestos. Este plazo le permitirá modificar su declaración y realizar cualquier corrección, así como solicitar deducciones y créditos fiscales que pueda haber omitido.
Sin embargo, si el IRS encuentra un error sustancial, puede retroceder aún más, o indefinidamente.
Documentos fiscales que debe conservar durante 3 años
Como se mencionó anteriormente, el IRS tiene tres años para realizar una auditoría si encuentra algún error en sus declaraciones de impuestos que levante sospechas. Los documentos que debe conservar son aquellos que respaldan su comprobante de ingresos, los créditos y deducciones que ha reclamado, y los registros relacionados con las aportaciones para la jubilación y las cuentas de ahorro para la universidad.
Documentos fiscales que debe conservar durante 6 años
El IRS también puede auditarte en cualquier momento dentro de los últimos 6 años si detecta que no has declarado 25 por ciento de tus ingresos. En el caso de los contratistas, los autónomos o quienes tienen varios trabajos y deben llevar un registro de numerosos formularios 1099, este error puede ocurrir. Por lo tanto, si tienes varios trabajos, guarda todos tus formularios 1099, los gastos comerciales que dedujiste y los recibos como prueba.
Documentos fiscales que debe conservar durante 7 años
Si alguna vez ha realizado una mala inversión que le ha hecho perder una gran suma de dinero, conserve los registros fiscales durante 7 años. El IRS tiene 7 años para auditarle si ha presentado una reclamación por una deducción por pasivo incorrecta o ha tenido pérdidas por valores sin valor, como invertir en acciones que se han desplomado.
Documentos fiscales que debe conservar indefinidamente
En determinadas circunstancias, el IRS tiene un tiempo indefinido para auditarte. Uno de estos casos es si nunca has presentado una declaración de impuestos. Si nunca has presentado una declaración de impuestos mientras obtenías ingresos, el IRS puede llamar a tu puerta incluso décadas después de haber recibido tus pagos. Por lo tanto, guarda copias de todos los recibos de sueldo, extractos bancarios y otras pruebas de ingresos si nunca has presentado una declaración de impuestos.
Además, declaraciones de impuestos fraudulentas puede ser auditado indefinidamente. Si mintió en su declaración de impuestos o incluso cometió un error por descuido que no fue corregido, el IRS puede localizarlo y exigirle el pago.
¿Cómo debo guardar mis registros fiscales?
Con todos estos documentos por toda la casa, es fácil desorganizarse. Una forma de mantener el orden es comprar un archivador con separadores para clasificar los documentos por año y categoría, como recibos, declaraciones de impuestos o extractos bancarios. Otra forma conveniente de organizar tus registros fiscales es digitalizarlos y almacenarlos en una plataforma basada en la nube. De esta manera, te asegurarás de que tus documentos importantes nunca se pierdan, sean robados o destruidos. Y en el caso de documentos importantes, como tu número de seguro social, testamentos, fideicomisos, compras de vivienda y actas de nacimiento, lo mejor es guardarlos en cajas de seguridad resistentes al fuego y al agua.
Puntos clave para conservar tus registros fiscales
Los impuestos son una constante en la vida con la que siempre se puede contar. Aunque son un motivo importante de dolores de cabeza, especialmente durante la temporada de impuestos, es importante conservarlos archivados por si el IRS decide realizar una auditoría. En resumen: conserve todos los registros fiscales durante al menos tres años y, en determinados casos, guárdelos durante seis o siete años, o incluso de por vida.
