10 consejos para ahorrar dinero y tiempo: Contabilidad para pequeñas empresas 101

Como propietario de una pequeña empresa, tienes mucho que hacer. Buscas nuevos clientes potenciales, capacitas a tus empleados y siempre estás buscando formas de mejorar las operaciones comerciales y aumentar los márgenes de ganancia. Probablemente, lo último en lo que piensas es en llevar un registro de los recibos, los presupuestos y calcular las cifras para los informes financieros. Pero aquí está la cuestión: estas tediosas tareas son, en realidad, una parte importante del éxito de tu negocio. Así que, por mucho que deteste las matemáticas y el análisis, debería aprender al menos algunos consejos de contabilidad para pequeñas empresas, de modo que pueda 1) cumplir con las normas contables y 2) acelerar el crecimiento de su negocio.

La contabilidad empresarial no tiene por qué ser tan complicada como parece. En esta publicación, repasaremos 10 consejos contables que te ayudarán a mantenerte organizado, evaluar tus finanzas e identificar oportunidades de crecimiento. Además, revisaremos algunas ecuaciones contables importantes que puedes empezar a utilizar en tu estrategia contable lo antes posible. Utiliza los enlaces que aparecen a continuación para navegar por la página o lee todo el artículo para conocer nuestros mejores consejos contables.

• La situación actual de la contabilidad en las pequeñas empresas
• Consejos generales sobre contabilidad para pequeñas empresas
• Fórmulas básicas de contabilidad que hay que conocer
• Community Tax puede ayudarle

Antes de revelar nuestros mejores consejos contables, echemos un vistazo a la situación actual de la contabilidad de las pequeñas empresas en el mercado moderno. Aquí hay algunas cosas que debe saber:

• De 104 propietarios de negocios encuestado, El 64,41 % dijo que utilizaba software para realizar tareas contables.
• Según la ContabilidadHoy El 391 % de los propietarios de pequeñas empresas afirmaron que lo más probable era que contrataran a una organización externa para que se encargara del mantenimiento de registros.
• 10% de negocios Los propietarios afirmaron que mantener la estabilidad financiera y el flujo de caja fue el reto más importante al que se enfrentaron en 2019.

Solo con estas estadísticas, es fácil ver que la contabilidad ha sido durante mucho tiempo un punto débil para los propietarios de pequeñas empresas. Requiere práctica, organización, conocimientos básicos de contabilidad y, lo más importante, compromiso para hacerlo bien. La buena noticia es que hay muchos recursos, programas de software y, por supuesto, profesionales de la contabilidad dispuestos a echar una mano a los empresarios que estén listos para mejorar la estrategia contable de su pequeña empresa.

Ahora que sabemos cuál es la situación actual de la contabilidad de las pequeñas empresas, hablemos de cómo puedes configurar la contabilidad de tu propia empresa para alcanzar el éxito y mantener prácticas contables que impulsen tu negocio. adelante.

Si ya has abierto tu negocio y has presentado tu concepto empresarial al mundo, sabes que crear tu propia empresa no es tan sencillo como cortar la cinta roja con unas tijeras gigantes. Hay mucho más que organizar una gran fiesta de inauguración. La configuración de tu proceso contable comienza realmente en los inicios de tu negocio, cuando formas tu equipo directivo.

Cuando solicite una licencia comercial, deberá determinar su estructura empresarial: ¿serás el único propietario o tu empresa se considerará una sociedad o una sociedad anónima de tipo S? Esta distinción determinará la forma en que tomes las decisiones financieras y generales de tu negocio, por lo que es importante que te informes bien y te comprometas desde el principio.

Hablando de tomar decisiones con anticipación, hay dos métodos contables estándar entre los que elegir: la contabilidad de caja y la contabilidad de devengo. Tanto la contabilidad de caja como la de devengo son plataformas que permiten a las empresas realizar un seguimiento de los gastos y obtener información a partir de los informes, pero hay algunas diferencias importantes que hay que tener en cuenta antes de decidir qué método contable es el más adecuado para usted.

Contabilidad de caja

En pocas palabras, la contabilidad de caja reconoce los ingresos y los gastos a medida que se producen, de forma similar a como lo hace su cuenta bancaria. Cuando gasta dinero, se retira de su cuenta y, cuando gana dinero, su saldo aumenta. Este método le ofrece una imagen precisa de lo que hay en su cuenta, pero no tiene en cuenta el dinero que va a recibir ni los gastos que se le facturarán en el futuro.

La contabilidad de caja suele considerarse el más sencillo de los dos métodos contables, pero ofrece menos información sobre las tendencias a largo plazo.

Contabilidad de devengo

A diferencia de la contabilidad de caja, la contabilidad de devengo reconoce los ingresos y los gastos a medida que se obtienen y se facturan. Este método suele tener más sentido para las empresas que facturan a sus clientes en lugar de registrar el pago en el momento del servicio.

Nota: Puedes cambiar el método de contabilidad que utilices, pero tendrás que pasar por el proceso con el IRS, lo que puede ser más complicado que quedarse con uno u otro desde el principio.

Dicen que el trabajo se convierte en tu vida cuando tienes una pequeña empresa, pero la línea entre el trabajo y la vida personal no debe difuminarse cuando se trata de administrar las finanzas. Puede ser tentador utilizar tu tarjeta de crédito personal para gastos de la empresa o viceversa, pero si quieres cumplir con las normas del IRS y las regulaciones empresariales, es esencial que establezcas una línea divisoria desde el principio.

Aquí tienes algunos consejos que te ayudarán a asegurarte de que tus gastos personales y los de tu negocio nunca se crucen:

• Abrir una cuenta bancaria para empresas
• Solicitar una tarjeta de crédito para empresas
• Guarda los recibos de tu negocio en un lugar separado de tus gastos personales.
• Lleve un registro de los gastos compartidos, como el uso de su vehículo para fines comerciales o como oficina en casa.
• Asegúrate de que los empleados y socios también sigan los procedimientos operativos estándar para registrar las transacciones comerciales.

Si quieres defenderte de un auditoría del IRS, Es importante llevar un control preciso y organizado de los gastos e ingresos de tu negocio. Asegúrate de que todas las personas que manejan dinero para tu negocio sigan los mismos procedimientos, de modo que los registros sean fáciles de localizar y comprender cuando necesites acceder a los datos financieros.

El El IRS puede realizar una auditoría. hasta 6 años después de la presentación si el importe del impuesto es superior al 25% de los ingresos brutos de su empresa. Por lo tanto, es mejor conservar los registros de su empresa durante al menos 7 años.

Nunca se puede ser demasiado precavido a la hora de gestionar las cuentas financieras de su empresa, por lo que es recomendable cubrir todas las bases a la hora de llevar la contabilidad. Conserve una copia física de sus registros durante los 7 años habituales, pero también cree copias digitales que puedan guardarse en un servidor en la nube durante toda la vida útil de su empresa.

Además de protegerte de problemas con el IRS, esta práctica también te permite revisar datos históricos que pueden ayudarte a administrar mejor tus finanzas, identificar áreas problemáticas y predecir tendencias.

Si tu pequeña empresa tiene empleados, necesitarás configurar un sistema de nómina que sea fácil de entender para ti y para tus empleados. Tus empleados apreciarán la transparencia (y saber qué esperar el día de pago) y tú podrás planificar mejor los gastos de nómina (incluidos los impuestos sobre la nómina).

Los datos que recopiles como parte de tu proceso contable no te servirán de mucho si no los revisas de vez en cuando. Acostúmbrate a elaborar informes financieros trimestrales o mensuales, lo que sea más adecuado para la estructura de tu negocio. Esto te ayudará a comprobar tus objetivos financieros y a asegurarte de que tus libros estén en orden durante todo el año.

Nota: Más adelante en este artículo, analizaremos algunas métricas clave que puedes incluir en tus informes.

Los dueños de pequeñas empresas a menudo establecen fuertes conexiones con su clientela. Tienes clientes habituales que vienen a tu establecimiento semanalmente, ves las mismas caras una y otra vez, y la mayoría de las veces, tus clientes se convierten en tus amigos cercanos. Hacer negocios con personas que disfrutas es una de las grandes ventajas de tener tu propio negocio, pero puede convertirse rápidamente en una fuente importante de estrés financiero si no tienes cuidado. De hecho, la empresa pequeña promedio en los EE. UU. tiene $80.000 en facturas impagas.

Diseñar un proceso para cobrar las facturas es una lección clave en la contabilidad básica de las pequeñas empresas... y es claramente un problema al que se enfrentan muchos empresarios. Pero, ¿cómo cobrar a los clientes sin comprometer su reputación de amabilidad?

• Sea claro en cuanto a las condiciones de pago de las facturas: Las facturas de sus clientes deben indicar explícitamente cómo y cuándo deben realizarse los pagos, y deben describir a qué se refiere la factura. Si se trata de un servicio o proyecto, incluya las fechas en las que usted y/o sus empleados trabajaron, así como cualquier material facturable que se haya comprado.
• Envía algunos recordatorios: ¡A veces, un pago atrasado es totalmente involuntario! Envía algunos recordatorios amables por teléfono o correo electrónico para dar seguimiento a las facturas antes de tomar otras medidas.
• Aplicar una multa por retraso en el pago: Nunca es ideal cobrar un recargo a los clientes, pero en algunos casos es necesario. Si decides aplicar una penalización por retraso en el pago, deja claras las condiciones de pago desde el principio.

Los impuestos son (o deberían ser) una parte importante de la estrategia contable de tu pequeña empresa. No estamos diciendo que siempre sea fácil, pero perfeccionar tu estrategia fiscal suele ser más sencillo que lidiar con los problemas del IRS. Aquí tienes algunas preguntas que debes hacerte al planificar los impuestos de tu pequeña empresa:

• ¿Necesito recolectar? impuesto sobre las ventas?
• ¿Debo pagar los impuestos estimados?
• ¿Qué? las pequeñas empresas que ¿Reúno los requisitos?
• ¿Cuál es mi obligación fiscal prevista y necesito presupuestarla?

Si necesita ayuda para responder a cualquiera de estas preguntas, nuestro equipo de expertos fiscales Estamos encantados de ayudarle.

Hay varias formas de llevar la contabilidad de tu pequeña empresa:

• Agregue un contador a su nómina: Una opción para la contabilidad es contratar a un contador como empleado de su empresa. Debido a los impuestos sobre la nómina y los salarios, esta opción suele ser la más cara, pero puede ser beneficioso que una sola persona se encargue de su contabilidad en lugar de varias.
• Bricolaje: Hacer la contabilidad de tu pequeña empresa requiere mucho tiempo, pero puede resultar rentable si conoces bien los consejos y las mejores prácticas contables para pequeñas empresas. Si decides encargarte tú mismo de las tareas contables, puedes considerar la posibilidad de invertir en un software de contabilidad que te ayude a llevar un registro y a interpretar los datos.

Contrata a un profesional externo de contabilidad: También puede subcontratar sus tareas contables a un profesional. Contratar a un contador calificado puede ayudarle a garantizar el cumplimiento de las normas contables y proporcionarle orientación a la hora de analizar los informes financieros.

Independientemente de cómo asigne las responsabilidades contables de su pequeña empresa, hay algunas ecuaciones contables básicas que todo propietario de una pequeña empresa debe conocer:

• La fórmula contable
• Análisis de costo-beneficio
• Fórmula del margen bruto

La fórmula contable es, en esencia, la base de la contabilidad de las pequeñas empresas. Esta métrica combina los pasivos de tu empresa (gastos como préstamos, servicios públicos e inventario) con tu patrimonio neto (ganancias retenidas del propietario). Una vez completada, la ecuación contable debe cuadrar si utilizas el sistema de doble entrada. Esto te permite saber que tus pasivos y tu patrimonio neto se están registrando con precisión.

Es muy importante tener en cuenta esta cifra, ya que puede ayudarte a identificar rápidamente cualquier problema en tu sistema contable y evitar que tus libros se desajusten.

Como propietario de una pequeña empresa, naturalmente tendrás que tomar algunas decisiones financieras para tu compañía. Quizás quieras hacer una inversión inmobiliaria abriendo un nuevo local o remodelando el actual, o tal vez necesites contratar personal adicional, etc. Y los líderes empresariales más exitosos saben que no se trata solo de seguir tu intuición cuando hay dinero de por medio.

El análisis de costo-beneficio La ecuación es un proceso que utilizan los responsables de la toma de decisiones empresariales para evaluar la integridad y la rentabilidad de una decisión financiera comparando los costos con los ingresos previstos. Consideremos este ejemplo:

Supongamos que tienes un restaurante con una terraza encantadora para que los clientes puedan comer al aire libre, pero le falta algo. Decides que quieres ofrecer música en vivo los fines de semana para atraer a más clientes. Pero para hacer realidad este sueño, hay algunos pasos (gastos) que debes dar primero.

Tendrás que 1) obtener un permiso para música en vivo de la ciudad, que cuesta $1,000, y 2) comprar o alquilar equipo de audio, lo que calculas que te costará alrededor de $2,500. Esto eleva tus gastos a $3,500 en costos iniciales de instalación. A continuación, calcula cuánto dinero esperas obtener a cambio una vez que ofrezcas música en vivo (juego de palabras intencionado). Calculas que esto equivaldrá a unos 4,000 pesos. Buenas noticias: según la fórmula del CBA, esto supera tus gastos, lo que podría significar que esta incorporación es una inversión positiva para tu restaurante.

Nuestra última fórmula contable esencial para pequeñas empresas calcula el margen bruto de tu negocio. El margen bruto es la cantidad de dinero que tu empresa se queda (beneficio) después de restar los costos de fabricación de tu producto de tus ventas netas.

• Ventas netas: Utilizando su estado de resultados al final del periodo contable, puede calcular sus ventas netas tomando todas sus ventas (ventas brutas) y restando el total de descuentos, devoluciones y bonificaciones que se aplicaron durante ese periodo.
• Costo de los productos vendidos (COGS): Este número se refiere a los gastos directos en los que incurrió para vender su inventario, incluidos los costos de producción, materiales, distribución y mano de obra.

La ecuación del margen bruto es importante porque muestra cómo se comparan tus ingresos con el dinero que se necesita para vender tu producto o servicio. Esto puede mostrar la eficiencia con la que una empresa fija los precios de los productos, realiza los pedidos de inventario y gestiona la mano de obra.

La contabilidad de las pequeñas empresas no es tarea fácil, pero con la estrategia adecuada y los recursos necesarios a tu disposición, puedes aprender a maximizar tus ganancias y gestionar tus libros de forma más eficiente. Nuestra principal conclusión es la siguiente: sé constante. Gran parte de la contabilidad de las pequeñas empresas consiste en seguir pasos repetitivos día tras día, pero ser diligente con estos procesos puede ahorrarte tiempo y dinero a largo plazo, especialmente si te tomas el tiempo necesario para reevaluar y perfeccionar tu estrategia de forma regular.

La verdad es que no todos los propietarios de negocios tienen el tiempo (o el deseo) de lidiar con números y dedicar tiempo a ingresar datos, y eso está bien. Ahí es donde entramos nosotros. Cuando te inscribes en nuestro plan de contabilidad para pequeñas empresas, se te asigna un equipo de expertos que puede ayudarte a configurar y administrar una estrategia contable adaptada a las necesidades de tu negocio.

Algunos de nuestros servicios incluyen:

• Supervisión de la correspondencia del IRS
• Ayuda fiscal para pequeñas empresas
• Gestión de tarjetas de crédito y cuentas bancarias empresariales
• Procesamiento de nóminas

¿Quieres saber más? Empieza ahora mismo a utilizar los servicios de contabilidad para pequeñas empresas de forma gratuita.